Immaginiamo di fare un lungo passo indietro nel tempo.

È il pomeriggio del 10 gennaio 1946 e i 25 membri designati dal Governo italiano nel Consiglio Valle si riuniscono per la prima riunione, nella sede della Camera di Commercio di via Ollietti ad Aosta. Oltre ai consiglieri, sono presenti un funzionario, con il compito di redigere il verbale della riunione, e due stenografe, che sui loro fogli registrano integralmente il dibattito. Terminata la seduta, ciascuna delle due stenografe trascrive con una macchina da scrivere manuale i propri appunti stenografici ed entrambe consegnano al funzionario i due dattiloscritti, per la redazione del verbale che costituisce il primo atto parlamentare della storia del Consiglio regionale. Ed è il testo più antico pubblicato nell'attuale banca dati degli "Oggetti del Consiglio". Seguirono i verbali delle altre riunioni del Consiglio del CLN, fino al 1949, il varo dello Statuto speciale della Valle d'Aosta, approvato con legge costituzionale il 26 febbraio 1948, la prima seduta del Consiglio regionale eletto dalla popolazione valdostana, il 21 maggio 1949, fino ad arrivare ai nostri giorni.

 

Scendiamo in cantina per vedere da vicino i primi atti parlamentari.

I primi verbali e quelli degli anni successivi sono dei pesanti libroni di grandi dimensioni. Di alcuni è stata conservata solo la copia originale. I verbali di quegli anni sono molto più dettagliati rispetto agli attuali e riportano ampie sintesi del dibattito; a quel tempo non si parlava ancora di resoconti integrali.

Inoltre, sono state conservate la maggior parte delle pagine dattiloscritte dalle stenografe presenti in aula alle riunioni (purtroppo i loro appunti stenografici sono andati persi). I dattiloscritti sono la fonte documentale non ufficiale più vicina all'immediatezza dei dibattiti, perché non c'erano registrazioni audio o filmati.

 

Come fare per consultare questi documenti?

I verbali e i dattiloscritti sono stati e continuano a essere utilizzati per le ricerche e le pubblicazioni sulla storia della Valle d'Aosta, curate sia dalla Presidenza del Consiglio sia da storici e studiosi.

Dagli anni novanta gli uffici del Consiglio cominciarono ad affrontare alcuni problemi concernenti sia la conservazione sia l'accessibilità di questo patrimonio documentale unico e importante. In quegli anni i grandi e pesanti volumi dei verbali, oppure i sottili fogli dei dattiloscritti, venivano maneggiati da funzionari e studiosi per essere consultati o fotocopiati. Ci si rese conto che quei documenti unici e preziosi dovevano essere protetti dal degrado del tempo, dai continui maneggiamenti e bisognava conservarli in modo appropriato alla loro importanza. Ma, d'altra parte, era necessario continuare a renderli accessibili.

 

La microfilmatura e il restauro conservativo.

Nel 2004 (Prov. dir. n. 163/2004 prot. n. 7280) le pagine dei verbali delle sedute del Consiglio del CLN, 1946-1949, furono sottoposte a microfilmatura. In quegli anni in cui i computer e internet cominciavano solo ad affacciarsi nel lavoro della pubblica amministrazione, la microfilmatura era una buona pratica archivistica per rendere consultabili e stampabili documenti, senza bisogno di maneggiare gli originali.

Nello stesso periodo, quei primi volumi in unica copia furono sottoposti a un intervento di restauro conservativo in un laboratorio specializzato, in Umbria (Prov. dir. n. 169/2004 prot. n. 7837). Ritornati ad Aosta, sono tuttora custoditi in un armadio dedicato, al riparo dalla polvere e protetti da un sistema antincendio, insieme a tutta l'altra documentazione storica rilevante.

Internet e i primi computer.

Negli anni novanta arrivano negli uffici del Consiglio i primi computer, viene realizzato il primo sistema informatico con i pc collegati in rete tra di loro e gestiti da un server, arrivano le prime connessioni a internet e alle banche dati nazionali di giurisprudenza e della legislazione.

I verbali non sono più fatti con le macchine da scrivere manuali, ma si utilizzano delle macchine da scrivere elettroniche dotate di uno schermo e di memoria digitale su floppy disk, che nel giro di qualche anno vengono rimpiazzate dai personal computer collegati in rete e dalle prime stampanti laser. Il personale degli uffici comincia a utilizzare il sistema operativo MS-DOS (Microsoft Disk Operating System) e i primi programmi di scrittura, per arrivare con Microsoft Windows al primo ambiente operativo di tipo grafico e all'utilizzo del mouse (che aveva un solo tasto!). Si comincia a ricevere e spedire i documenti con i floppy disk e con la rete internet, anche con l'esterno dell'amministrazione, attraverso i servizi FTP (File Transfer Protocol) e la posta elettronica.

 

Ma le stenografe d'aula che fine hanno fatto?

Dopo gli anni del Consiglio del CLN e dei primi Consigli eletti, per il lavoro d'aula cambiano tante cose. Durante le riunioni non c'è più bisogno della presenza e del lavoro delle stenografe, perché le sedute sono registrate su bobine magnetiche. Terminata l'adunanza, il personale della segreteria riascolta le registrazioni e trascrive il dattiloscritto, senza bisogno di appunti stenografici.

Dal 1982 il Regolamento interno del Consiglio regionale stabilisce che di tutte le sedute venga redatto sia il verbale sia il resoconto integrale dei dibattiti in aula. Perciò, da allora, non è più necessario battere a macchina i dattiloscritti: la vecchia pratica è sostituita dalle trascrizioni integrali dei dibattiti e dalla redazione dei resoconti di ciascuna seduta.

 

È tempo di fare anche noi una banca dati!

A mano a mano che il percorso di informatizzazione del lavoro progredisce e che gli atti parlamentari, verbali e resoconti, diventano sempre di più dei documenti digitali stampati su carta, matura la decisione di costruire una banca dati, in modo da potere consultare e fare ricerche sui testi usando le possibilità offerte dai computer, stampare o inviare in modo più facile, rapido ed efficace. Ora che le stenografe d'aula sono definitivamente andate in pensione, le dattilografe e le segretarie/segretari hanno il nuovo compito di inserire e aggiornare la banca dati internet con i testi prodotti dagli uffici stessi.

La banca dati degli "Oggetti del Consiglio" diventa sempre di più uno degli strumenti ordinari per il lavoro e per la pubblicità all'esterno dell'attività del Consiglio regionale. Inoltre, è un modo comodo, veloce e sicuro per custodire e trovare i testi dei verbali e dei resoconti.

 

Mancano parecchi verbali!

L'Ufficio di Presidenza approva nel 2004 un "Progetto di recupero del patrimonio documentale del Consiglio regionale" (del. n. 156/2004). Tra gli obiettivi c'è la digitalizzazione e l'inserimento nella banca dati di tutta la documentazione degli anni precedenti, a partire dal 1946, presente su carta negli archivi.

Nello stesso anno, il 2004, l'Ufficio di Presidenza (del. n. 189/2004) affida a una ditta specializzata il trasferimento su supporto informatico del testo dei resoconti cartacei dal 1982 al 1988, in modo da poterli inserire nella banca dati degli "Oggetti del Consiglio".

Ma per proseguire nel progetto complessivo di recupero è necessario fare una attenta e precisa ricognizione di tutta la documentazione. Viene redatto un inventario completo della quantità, collocazione e stato di conservazione di tutti gli appunti, documenti d'aula, dattiloscritti, verbali e resoconti. A questo prezioso compito dedica la sua competenza un'archivista e il risultato del suo lavoro è stato la base per tutte le attività di recupero, conservazione e digitalizzazione!

Però, grazie a questo inventario, ci si accorge che non esistono molti verbali delle sedute tra gli anni sessanta e settanta; non sono stati fatti! Naturalmente esistono i documenti ufficiali di tutte le deliberazioni prese dal Consiglio regionale, ma manca la redazione del verbale di molte sedute.

 

Inizia il lungo lavoro di ricostruzione e di digitalizzazione.

Di fronte alla quantità e alla complessità del lavoro da fare, nel 2010 l'Ufficio di Presidenza (del. 229/2010) aggiorna il progetto di recupero approvato nel 2004 e compie due scelte importanti e impegnative:

- l'acquisizione digitale con tecnologie di riconoscimento ottico dei caratteri o la ricopiatura della documentazione cartacea esistente sarà eseguita dagli uffici, senza ricorrere ad affidamenti a ditte esterne;

- tutti i verbali mancanti saranno ricostruiti dal personale degli uffici, risolvendo le problematiche per procedere nel lavoro, anche attraverso le necessarie sperimentazioni.

Il personale dell'Ufficio resocontazione impara a usare la strumentazione informatica e i programmi applicativi di cui l'ufficio stesso viene dotato: scanner A3 a luce fredda, programmi per il riconoscimento del testo (OCR) e per la creazione di file pdf, dispositivi per la conservazione di file di grandi dimensioni, eccetera. Ma soprattutto, quasi tutto il personale delle diverse strutture viene coinvolto nel lavoro di recupero e digitalizzazione e di ricostruzione dei verbali mancanti.

 

Sono serviti quasi vent'anni del lavoro di tutti!

Per scansionare, fotografare, sottoporre a riconoscimento del testo o ricopiare le decine di migliaia di pagine, è stato fondamentale elaborare e perfezionare lungo il percorso un metodo di lavoro, organizzare e coordinare l'attività di gruppo di decine di persone in uffici diversi, condividere gli obiettivi e il senso di un lavoro lungo e impegnativo che si aggiungeva ai compiti ordinari.

In particolare, lungo gli anni si è discusso, sperimentato e preso delle decisioni sulle modalità con cui ricostruire i verbali mancanti, compito tutt'altro che facile e scontato, sulla base di documenti vecchi di molti anni e a volte incompleti.

Oggi nella banca dati "Oggetti del Consiglio" ci sono tutti i titoli degli oggetti dal 1946, gran parte dei verbali (tutti quelli mancanti sono stati ricostruiti), tutti i resoconti integrali dal 1982 e una parte dei dattiloscritti degli anni precedenti all'istituzione dei resoconti integrali.