Nella seduta consiliare del 3 aprile 2024, Il gruppo Forza Italia ha illustrato un'interpellanza sulla dematerializzazione dei documenti cartacei dell'Amministrazione regionale.

Sottolineando che «sono giacenti presso numerose sedi di Assessorati quintali di faldoni cartacei», il Consigliere Mauro Baccega ha segnalato «gli indirizzi del Pnrr Next Generation Eu sulla digitalizzazione e il rafforzamento delle infrastrutture digitali della pubblica amministrazione che, tra le altre cose, hanno come effetto positivo l'ottimizzazione degli spazi e danno la possibilità di liberare quei tanti locali adibiti ad archivi presso le sedi regionali, anche in vista delle prossime assunzioni che saranno effettuate dall'Amministrazione. Il Governo ha intenzione di prevedere la realizzazione di un progetto di archiviazione digitale e procedere verso la dematerializzazione dei documenti cartacei, trasferendo i documenti cartacei dei "faldoni" in file digitali?»

Il Presidente della Regione, Renzo Testolin ha riferito che «i documenti analogici prodotti e ricevuti dall’Amministrazione e protocollati sono di norma scansionati e inseriti nella registrazione di protocollo per essere gestiti digitalmente ma gli originali cartacei devono essere conservati. La digitalizzazione di documenti cartacei, infatti, non comporta in automatico la possibilità di eliminare gli originali. Gli archivi delle pubbliche amministrazioni sono soggetti alla disciplina prevista dal Codice dei beni culturali, e le esigenze di ottimizzazione degli spazi non possono superare le disposizioni in materia di gestione e conservazione dei documenti originali cartacei. L’Amministrazione si è data delle priorità, digitalizzando prima i procedimenti rivolti alle famiglie e alle imprese e poi diverse procedure interne. Si sono poi affrontate altre attività necessarie per qualsiasi operazione di digitalizzazione, come i progetti di cyber-security e di realizzazione del data center; è stato inserito tra gli obiettivi dirigenziali la digitalizzazione dei processi; è stato digitalizzato il ciclo degli appalti e, nell’ambito del Pnrr, abbiamo avviato il cosiddetto progetto bandiera “Potenziamento della capacità digitale della pubblica amministrazione regionale”. La digitalizzazione è un percorso che l’Amministrazione regionale segue con attenzione e con i mezzi necessari, ragionando però per priorità orientate verso il futuro e tenendo conto delle risorse umane disponibili. La documentazione cartacea precedente è certo una problematica reale che dipende anche da passaggi organizzativi e amministrativi da completare, come per esempio l’individuazione di sistemi certi e univoci di archiviazione e conservazione, su cui si sta lavorando.»

«La documentazione cartacea del passato deve trovare una diversa collocazione - ha replicato il Consigliere Baccega -. Ricordo che lo studio dell'università Bocconi sottolineava l'importanza anche a fini organizzativi e ambientali di avere spazi performanti per i lavoratori. Questo percorso determina anche l'attenzione che si pone alla salute e al benessere dei lavoratori.»

LT