Objet du Conseil n. 480 du 24 octobre 1979 - Verbale

OGGETTO N. 480/79 - Regolamento regionale concernente: "Approvazione delle nuove norme per il funzionamento dei Servizi di Archivio e di Protocollo dell'Amministrazione regionale".

L'articolo 8 della legge regionale 11.8.1976, n. 36, concernente l'ordinamento del servizio di archivio, protocollo e spedizione, prevede l'emanazione, su proposta della Giunta regionale, di apposito regolamento recante le norme per il funzionamento del servizio di cui si tratta.

La Giunta regionale ha fatto predisporre e sottopone ora all'esame ed all'approvazione del Consiglio regionale le norme di cui si tratta.

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Regolamento regionale n. 3

"NORME PER IL FUNZIONAMENTO DEI SERVIZI DI ARCHIVIO E DI PROTOCOLLO DELL'AMMINISTRAZIONE REGIONALE"

Il Consiglio regionale ha approvato;

Il Presidente della Giunta regionale

PROMULGA

le seguenti norme regolamentari:

Articolo 1

Suddivisione dei Servizi di Archivio e di Protocollo

Al ritiro e all'apertura della corrispondenza in arrivo, alla spedizione della corrispondenza in partenza e alla protocollazione della corrispondenza stessa, mediante la riproduzione fotografica su microfilms, provvede l'Ufficio protocollo e spedizione, che provvede, altresì, alla protocollazione degli atti formati d'ufficio (deliberazioni degli organi regionali, decreti presidenziali e assessorili, ordini interni di servizio, ordini di pagamento, documenti contabili, contratti, convenzioni, relazioni, elaborati tecnici, prospetti statistici e altri eventuali), nonché alla conservazione dei rotoli dei fotogrammi relativi.

Alla classificazione degli atti, alla tenuta delle rubriche-indice del protocollo, alla tenuta del registro di carico e scarico degli atti, nonché alla ordinata conservazione degli atti stessi, provvedono i seguenti Archivi di settore:

1) un Archivio corrente per gli atti della Presidenza del Consiglio Regionale;

2) un Archivio corrente per gli atti dell'Archivio di Gabinetto della Presidenza della Giunta Regionale;

3) un Archivio corrente per gli atti della Segreteria Generale;

4) un Archivio corrente per gli atti dell'Ufficio Personale;

5) un Archivio corrente per gli atti dell'Assessorato dell'Agricoltura e Foreste;

6) un Archivio corrente per gli atti dell'Assessorato delle Finanze;

7) un Archivio corrente per gli atti dell'Assessorato dell'Industria e Commercio;

8) un Archivio corrente per gli atti dell'Assessorato dei Lavori Pubblici;

9) un Archivio corrente per gli atti dell'Assessorato della Pubblica Istruzione e della Sovraintendenza agli Studi;

10) un Archivio corrente per gli atti dell'Assessorato della Sanità e Assistenza Sociale;

11) un Archivio corrente per gli atti dell'Assessorato del Turismo, Antichità e Belle Arti.

Alla conservazione degli atti relativi a pratiche definite da oltre dieci anni, provvede l'Archivio di Deposito.

Alla conservazione degli atti relativi a pratiche definite da oltre quarant'anni, provvede la Sezione Separata, che fa parte dell'Archivio Storico Regionale.

Non è consentita l'istituzione di Archivi correnti oltre a quelli indicati dal presente articolo.

Articolo 2

Atti che debbono essere conservati negli Archivi correnti di settore

Negli archivi correnti di settore debbono essere conservati gli atti relativi a pratiche in corso di trattazione e gli atti relativi a pratiche definite da meno di dieci anni. Gli atti relativi a pratiche in corso debbono essere conservati nel primo reparto, quelli relativi a pratiche definite, nel secondo reparto.

Articolo 3

Conservazione degli atti contabili

Nell'Archivio corrente dell'Assessorato delle Finanze debbono essere conservati, oltre agli atti di cui sopra, i seguenti documenti:

a) copia del bilancio di previsione della Regione degli ultimi dieci esercizi finanziari;

b) copia del conto consuntivo della Regione degli ultimi dieci esercizi finanziari;

c) i registri dei conti consuntivi resi dal tesoriere della Regione, corredati dei documenti (mandati di pagamento e ordinativi di incasso) relativi ai conti consuntivi stessi, fino al compimento del prescritto decennio di giacenza, decorrente dalla data di approvazione dei conti;

d) i registri contabili relativi ai conti consuntivi;

e) i documenti contabili relativi al conto corrente postale dell'ultimo decennio;

f) i documenti contabili relativi alla contabilità erariale, fino al compimento del periodo di giacenza decennale, dalla data dell'ultimo adempimento.

Articolo 4

Responsabilità del personale addetto ai Servizi regionali di Archivio e di Protocollo

L'Archivista Capo è alle dipendenze dirette del Segretario Generale, coordina i Servizi regionali di Archivio e di Protocollo e vigila sul loro funzionamento.

Il Segretario addetto ai Servizi regionali di Archivio e Protocollo è consegnatario degli atti esistenti nell'Archivio di Deposito ed è il responsabile della loro buona e ordinata conservazione.

Sostituisce l'Archivista capo in caso di assenza dello stesso.

Responsabile del ritiro, dell'apertura, della protocollazione della corrispondenza in arrivo; della protocollazione e della spedizione della corrispondenza in partenza, della protocollazione degli atti formati d'ufficio, nonché del tempestivo inoltro ai competenti Archivi correnti di settore di tutti gli atti di loro competenza, è il coadiutore addetto a quell'ufficio che possiede in maggior misura pratica specifica dei Servizi di Archivio e di Protocollo della Regione.

Responsabile della buona e ordinata conservazione degli atti depositati nei due reparti degli Archivi correnti di settore è il coadiutore addetto a ciascun Archivio corrente di settore che possiede in maggior misura pratica specifica di Servizi di Archivio e Protocollo della Regione.

Il segretario preposto all'Archivio di Deposito Generale e il coadiutore responsabile dell'Ufficio protocollo generale e spedizione sono alle dirette dipendenze dell'Archivista Capo.

I coadiutori responsabili degli Archivi correnti di settore dipendono direttamente dal Dirigente che presiede ai relativi servizi: essi sono sottoposti alla vigilanza dell'Archivista Capo il quale è tenuto a verificare l'andamento del servizio e a riferirne allo stesso Dirigente e al Segretario Generale, compilando apposite relazioni annuali.

In caso di assenza dell'Archivista Capo, responsabile del buon funzionamento dei Servizi regionali di Archivio e di Protocollo è il Segretario consegnatario dell'Archivio di Deposito Generale.

Articolo 5

Imbustazione e spedizione della corrispondenza in partenza

L'ufficio protocollo e spedizione provvede alla spedizione della corrispondenza, dei telegrammi e dei pacchi, secondo le modalità stabilite con appositi ordini di servizio.

Appositi fondi per le spese di affrancatura della corrispondenza saranno depositati dall'Economo regionale sui conti di credito aperti presso l'Ufficio Postale Principale di Aosta.

È fatto divieto agli altri Archivi correnti di settore di spedire direttamente la corrispondenza in partenza, i telegrammi e i pacchi, che debbono invece essere inoltrati all'Ufficio protocollo e spedizione affinché vi provveda.

Articolo 6

Apertura della corrispondenza in arrivo - Protocollazione e distribuzione agli Archivi correnti di settore - Conservazione delle buste e degli involucri

Tutta indistintamente la corrispondenza e gli atti in arrivo diretti all'Amministrazione Regionale, comunque indirizzati, ad eccezione, beninteso, di quelli indirizzati alla persona degli Amministratori e dei Funzionari regionali, pervenuti per posta o recapitati a mano, sono aperti presso l'Ufficio protocollo e spedizione che, dopo averla ripartita per settore di competenza vi appone il prescritto timbro recante la data di arrivo ed il numero di protocollo proprio di ciascun atto, dopo di che provvede alla microfilmatura in duplice copia della corrispondenza stessa e dei relativi documenti allegati e all'immediato inoltro ai rispettivi settori di competenza, ritirandone ricevuta sugli appositi moduli, sui quali deve indicare inoltre il numero delle lettere che distribuisce in busta chiusa, perché indirizzata alla persona degli Amministratori e dei Funzionari regionali.

Sulle buste indirizzate alla persona degli Amministratori e Funzionari regionali, che distribuisce chiuse, deve apporre un timbro tondo, ad inchiostro grasso, recante la data di arrivo.

Alle operazioni di cui sopra è cenno, il competente Ufficio deve provvedere due volte al giorno: una al mattino e una al pomeriggio.

Le buste e gli involucri dei pieghi in arrivo, dopo l'apertura, debbono essere conservati integri fino alla fine del mese successivo a quello di arrivo, divisi in pacchi recanti l'indicazione del giorno e dell'ora di apertura.

All'atto dell'apertura delle buste e dei pieghi in arrivo indirizzati alla loro persona, presso l'Amministrazione Regionale, gli Amministratori e i Funzionari dirigenti debbono provvedere ad inviare sollecitamente all'Ufficio protocollo e spedizione gli atti e la corrispondenza di ufficio che il mittente avesse eventualmente inclusi nelle buste e nei pieghi a loro indirizzati personalmente.

Articolo 7

Protocollazione degli atti formati d'ufficio

Gli atti formati d'ufficio debbono essere inviati all'Ufficio protocollo e spedizione in giornata, per la loro protocollazione, a cura degli uffici che hanno provveduto alla loro formazione.

L'ufficio protocollo e spedizione provvede alla protocollazione degli atti stessi e li distribuisce, unitamente alla corrispondenza in arrivo, ai competenti Archivi correnti di settore, per l'ulteriore corso.

Articolo 8

Distribuzione della corrispondenza in arrivo ai competenti uffici, da parte degli Archivi correnti di settore

L'Archivio corrente di settore, non appena ricevuta la corrispondenza in arrivo e gli atti d'ufficio protocollati, deve provvedere: a riportare sul registro di carico e di scarico della corrispondenza, i numeri di protocollo di ciascuna lettera e di ciascun atto, a classificare e a rubricare la corrispondenza stessa e gli atti d'ufficio; ad allegare a ciascuna lettera il fascicolo contenente gli atti precedenti; dopo di che consegna il tutto al Dirigente del settore. Questi dopo aver esaminato la corrispondenza in arrivo e gli atti d'ufficio e di aver segnato su ciascuno di essi l'ufficio al quale debbono essere inviati per la trattazione, riconsegna all'Archivio corrente di settore gli atti e la corrispondenza di cui trattasi, affinché provveda a distribuirli agli uffici competenti, attenendosi alle indicazioni apposte sugli stessi, annotando sul registro di carico e scarico l'ufficio al quale viene inviata ciascuna lettera e ciascun atto, nonché la data d'invio, dopo di che colloca nel casellario, al posto dei fascicoli prelevati per la precedentazione, un foglietto recante tutte le notizie utili per il sollecito reperimento del fascicolo stesso.

Per gli atti per i quali non vi siano precedenti, deve essere formato un fascicolo, intestando apposita copertina, e compilato un foglietto simile a quello di cui sopra è cenno, che deve essere collocato nel casellario, nella posizione propria di quel fascicolo.

Articolo 9

Protocollazione e spedizione della corrispondenza in partenza

La corrispondenza in partenza, non appena firmata, deve essere inviata, a cura dell'Archivio corrente di settore, all'Ufficio protocollo e spedizione, unitamente alle veline, agli eventuali allegati e ai relativi fascicoli contenenti i precedenti.

L'Ufficio protocollo e spedizione, dopo averla numerata, microfilmata e spedita, restituisce all'Archivio corrente di settore le veline della corrispondenza spedita e i relativi fascicoli, ritirandone ricevuta sugli appositi moduli.

L'Archivio corrente di settore, non appena riceve in restituzione quanto sopra, provvede a riportare sul registro di carico e scarico, in ordine progressivo, i numeri di protocollo assegnati a ciascuna lettera in partenza; a classificare e a rubricare le minute della corrispondenza spedita e a scaricarla agli atti, in evidenza, ad altro ufficio o all'ufficio minutante, a seconda delle indicazioni apposte sulle veline delle lettere spedite dal funzionario che ha trattato le rispettive pratiche.

Articolo 10

Registri per la protocollazione della corrispondenza riservata

Il Capo Gabinetto della Presidenza della Giunta Regionale e il Segretario Dirigente la Segreteria della Presidenza del Consiglio regionale dispongono di un registro protocollo per la corrispondenza di carattere strettamente riservato.

I predetti Funzionari, dopo aver registrato sul protocollo di cui sopra è cenno le lettere che trattino argomenti di carattere strettamente riservato, inoltrano, in giornata, per ciascuna di esse, all'ufficio protocollo e spedizione, un modulo recante la seguente dicitura: "Il protocollo n. .................. è stato assegnato all'Assessorato ....................... ed è corrispondente al n. ................... del protocollo riservato del Gabinetto della Giunta Regionale".

L'Ufficio protocollo e spedizione provvede, a sua volta, a protocollare il foglio di cui trattasi, che ritrasmette al competente Ufficio, il quale provvede a riportare sul registro protocollo riservato, in corrispondenza della registrazione di quella lettera, il numero del protocollo assegnato a quel foglio, che allega alla corrispondente lettera.

Articolo 11

Adempimenti urgenti - Precedenza

Nella protocollazione, nella distribuzione e nella spedizione degli atti in arrivo o in partenza deve essere sempre data la precedenza a quelli aventi carattere di urgenza (telegrammi - marconigrammi - espressi).

Articolo 12

Apertura e chiusura del protocollo annuale

La numerazione progressiva del protocollo inizia il 1° gennaio e termina il 31 dicembre di ogni anno.

Il 31 dicembre di ogni anno, dopo la protocollazione del penultimo atto, deve essere redatto un verbale dal quale deve risultare che la protocollazione degli atti dell'anno ............ termina con il numero ............. di protocollo, verbale che deve essere sottoscritto dal coadiutore responsabile dell'ufficio protocollo e spedizione, dall'Archivista Capo e dal Segretario Generale e, in seguito, protocollato, assegnandogli l'ultimo numero di protocollo dell'anno cui si riferisce.

Articolo 13

Classificazione degli atti

Gli Archivi correnti di settore debbono classificare gli atti secondo la tabella di classificazione in vigore: suddivisa per materia: in serie - in categorie e in fascicoli, apponendo su ciascuno di essi, oltre al numero proprio della serie, della categoria e del fascicolo, anche il numero romano o la sigla che sarà assegnata a ciascun Archivio corrente di settore.

Articolo 14

Registrazione degli atti sulle rubriche-indice del protocollo

A corredo del protocollo ciascun Archivio corrente di settore deve tenere una rubrica sistematica nella quale debbono essere elencati, secondo l'ordine numerico previsto dalla tabella di classificazione degli atti in vigore, i fascicoli e i sottofascicoli di ciascuna categoria e una rubrica alfabetica sulla quale debbono essere elencati i nominativi degli Enti, degli uffici, delle associazioni, delle società e delle persone che sono in rapporto di corrispondenza con la Regione.

Di ogni atto protocollato deve essere riportato in ciascuna delle rubriche, in corrispondenza alla voce propria del relativo fascicolo o sottofascicolo, sull'una; e in corrispondenza del nominativo dell'ente, dell'ufficio, dell'associazione, della società e della persona mittente o destinataria di quell'atto, sull'altra, il numero di protocollo assegnato all'atto stesso.

La rubricazione degli atti deve essere eseguita dopo la protocollazione, la registrazione sul registro di carico e scarico degli atti, la classificazione e prima dell'inoltro degli atti stessi ai competenti uffici o alla loro collocazione in evidenza o agli atti. Su ciascun atto rubricato debbono essere apposti, in prossimità del timbro recante gli estremi della classificazione e il numero di protocollo assegnato all'atto stesso, due timbri ad inchiostro rosso, recante i seguenti contrassegni: "RS", "RA".

Articolo 15

Corrispondenza in partenza da inoltrare all'Ufficio protocollo e spedizione per l'ulteriore corso

La corrispondenza in partenza inviata dai vari settori all'Ufficio protocollo e spedizione, deve pervenire a quell'ufficio corredata dei fascicoli e sottofascicoli recanti gli atti precedenti in possesso degli uffici competenti per la trattazione.

Per l'invio di atti e documenti (certificati, attestazioni, ricevute, quietanze) e per la restituzione di atti e documenti (contratti resi esecutori, deliberazioni vistate e approvate) ad enti, uffici o persone, deve essere compilato un foglio di trasmissione, con relativa minuta, che deve essere firmato dal competente Capo Servizio.

Sulle veline delle lettere in partenza i minutanti debbono indicare, a margine, il numero degli eventuali documenti da allegare alla lettera in partenza.

All'atto in cui collazionano le lettere dattiloscritte, i minutanti, o chi per essi, debbono accertarsi che l'indicazione di cui sopra è cenno sia stata riportata, dalla dattilografa, sulla lettera in partenza; debbono spillare alla lettera in partenza gli eventuali allegati, e debbono, altresì, apporre sulle veline dattiloscritte delle lettere in partenza una delle seguenti indicazioni, a seconda dei casi:

- "ATTI", qualora si tratti di pratica definita;

- "EVIDENZA per il .........................", qualora si tratti di pratica in attesa di risposta o che debba essere trattata nuovamente a breve o lunga scadenza;

- "ALL'UFFICIO ...................... per .............", qualora si tratti di pratica sulla quale debba provvedere un altro ufficio;

- "TORNI", nel caso in cui lo stesso ufficio debba adottare subito ulteriori provvedimenti.

Le indicazioni di cui sopra debbono essere seguite dalla data di apposizione e siglate dai funzionari che hanno trattato l'affare.

Articolo 16

Formazione dei fascicoli e dei sottofascicoli

Per l'ordinata conservazione degli atti gli Archivi correnti di settore debbono ripartire gli atti stessi in tante serie, categorie e fascicoli, quanti sono quelli previsti dalla tabella di classificazione e istituire, per ciascun fascicolo, tanti sottofascicoli quanti ne siano ritenuti necessari per una razionale e pratica suddivisione degli atti, intestando una copertina per ogni fascicolo e sottofascicolo.

Tutti gli atti riguardanti un medesimo affare od oggetto debbono essere riuniti in un unico fascicolo e debbono essere depositati in un solo archivio, quello competente.

Articolo 17

Deposito abusivo di atti presso gli uffici regionali

È vietato il deposito, anche temporaneo, di atti presso gli uffici.

I fascicoli, i sottofascicoli e gli atti in genere, debbono rimanere depositati negli Archivi correnti di settore, in evidenza o agli atti, salvo il periodo strettamente necessario per la trattazione a breve scadenza.

Gli atti relativi a pratiche espletate debbono essere restituiti all'Archivio corrente di settore competente, non appena sia stato attuato l'ultimo provvedimento.

Gli atti relativi a pratiche in corso di trattazione, che gli uffici ritengono di non poter espletare entro il termine di dieci giorni, debbono essere trasmessi all'Archivio corrente di settore competente, che li porrà in evidenza per la data stabilita dagli uffici stessi.

Gli atti posti in evidenza debbono essere collocati, a cura del personale addetto ai rispettivi Archivi correnti di settore, in caselle separate, a seconda della scadenza e debbono essere avviati agli uffici competenti alla data stabilita dagli uffici stessi, effettuando le prescritte annotazioni sul registro di carico e scarico.

Le normali scadenze per l'evidenza degli atti sono fissate per i giorni 5, 10, 15, 20, 25, 30 di ogni mese.

Articolo 18

Estrazione di singoli atti dai relativi fascicoli

Gli uffici, nel corso della trattazione delle pratiche, debbono astenersi dall'estrarre singoli atti dai fascicoli o dai sottofascicoli, al fine di evitarne la dispersione.

Articolo 19

Trattazione, da parte del Gabinetto della Presidenza della Giunta regionale, di pratiche amministrative di competenza degli Assessorati e dei Servizi regionali

Le pratiche e gli atti di competenza di altri uffici o servizi che, per particolari motivi di riservatezza, debbono essere temporaneamente trattati dall'Ufficio di Gabinetto del Presidente della Giunta Regionale, debbono conservare, in ogni caso, la classificazione dell'Archivio corrente di settore competente per materia.

Le pratiche e gli atti di cui si tratta debbono essere restituiti all'Archivio corrente di settore competente per materia quando non sussistano più tali motivi, completi di tutti gli atti.

Articolo 20

Trasferimento di atti di archivio da un Assessorato o Servizio ad altro Assessorato o Servizio

Il trasferimento degli atti da un Assessorato o Servizio ad un altro Assessorato o Servizio, deve avvenire tramite l'Archivio corrente di settore competente, che deve eseguire le prescritte operazioni di carico e di scarico sull'apposito registro.

Articolo 21

Revisione annuale dei fascicoli e dei sottofascicoli

All'inizio di ogni anno i coadiutori responsabili dei rispettivi Archivi correnti di settore debbono revisionare e riordinare gli atti depositati nel primo reparto (pratiche in corso di trattazione) stralciando da questi i fascicoli e sottofascicoli relativi alle pratiche definite durante l'anno precedente, fascicoli che, riordinati e completati degli eventuali atti mancanti, debbono essere trasferiti nel secondo reparto (pratiche definite), previe microfilmature integrali dei fascicoli e formazione dei relativi jackets.

Articolo 22

Scarto abusivo di atti di archivio

Nessun atto o documento, di qualsiasi natura, dell'Amministrazione Regionale o degli enti provinciali soppressi, può essere scartato senza la preventiva autorizzazione della Giunta Regionale, con provvedimento motivato, e senza il nulla-osta della competente Sovraintendenza Archivistica.

Per poter disporre l'invio al macero degli atti dei quali si reputi inutile l'ulteriore conservazione, si debbono effettuare, prima, le operazioni di scarto previste dalle vigenti norme, che debbono essere eseguite attenendosi scrupolosamente alle indicazioni contenute nei massimari degli scarti; massimari che dovranno essere compilati dai funzionari responsabili di ciascun servizio o ufficio, di concerto con il Dirigente di Assessorato e con l'Archivista Capo, entro un anno dall'entrata in vigore delle presenti norme.

Nei massimari di scarto di cui sopra è cenno, debbono essere chiaramente indicati gli atti che debbono essere conservati per un periodo di tempo illimitato e quelli che debbono essere conservati fino al compimento del periodo di giacenza trentennale nell'Archivio di Deposito.

Articolo 23

Operazioni di scarto degli atti di Archivio

I coadiutori responsabili dei rispettivi Archivi correnti di settore debbono effettuare, ogni cinque anni, le operazioni di scarto degli atti depositati nel secondo reparto degli archivi stessi, relativi alle pratiche che abbiano maturato la prescritta giacenza decennale dalla data dell'ultimo adempimento, separando, con una ponderata e meticolosa cernita, gli atti da conservare, da quelli dei quali si ritiene inutile l'ulteriore conservazione, tenendo presente che, in nessun caso, è consentito lo scarto in blocco di singoli fascicoli o sottofascicoli.

Non potranno, in ogni caso, essere eliminati i seguenti atti, documenti e registri:

- Raccolta ufficiale delle leggi regionali;

- Raccolta degli originali dei decreti emessi dal Presidente della Regione;

- Raccolta degli originali dei decreti emessi dagli Assessori regionali;

- Raccolta dei verbali originali delle adunanze del Consiglio Regionale;

- Raccolta degli estratti dei verbali delle adunanze del Consiglio Regionale, recanti il visto, in originale, della Commissione di Coordinamento;

- Raccolta dei verbali originali delle adunanze delle Commissioni Consiliari;

- Raccolta dei verbali originali delle adunanze della Giunta Regionale;

- Raccolta degli estratti dei verbali delle adunanze della Giunta Regionale, recanti il visto, in originale, della Commissione di Coordinamento;

- Raccolta degli originali delle deliberazioni attuate dal Presidente della Giunta Regionale;

- Raccolta degli originali dei contratti e delle convenzioni rogati dal Segretario Generale;

- Raccolta degli originali degli ordini di pagamento emessi dall'Assessore delle Finanze;

- Raccolta delle circolari diramate dalla Regione;

- Indice cronologico e sistematico delle leggi regionali;

- Indici cronologici e sistematici annuali dei decreti emessi dal Presidente della Giunta Regionale;

- Indici cronologici e sistematici annuali dei decreti emessi dagli Assessori regionali;

- Indici cronologici e sistematici annuali delle deliberazioni adottate dal Consiglio Regionale;

- Indici cronologici e sistematici annuali delle deliberazioni adottate dalla Giunta Regionale;

- Indice cronologico e sistematico annuale delle deliberazioni adottate dal Presidente della Giunta Regionale;

- Repertorio dei contratti rogati dal Segretario Generale;

- Indici cronologici e sistematici annuali delle circolari diramate dalla Regione;

- Registri protocollo;

- Rubriche-indice dei registri di protocollo;

- Registri di carico e di scarico degli atti d'archivio;

- Bilanci preventivi della Regione;

- Stati matricolari del personale cessato dal servizio da oltre trent'anni;

- Ruoli dei tributi;

- Conti consuntivi della Regione resi dal tesoriere (ad eccezione dei mandati e degli ordinativi di incasso) con relativi libri mastri;

- Tabelle dei residui attivi e passivi;

- Registri dei mutui e delle fideiussioni attivi e passivi;

- Registro dei depositi presso la cassa regionale;

- Registro dei diritti di segreteria;

- Registro dei Consiglieri regionali;

- Registro degli Assessori regionali;

- Registro generale delle Commissioni di nomina regionale;

- Registro generale dei rappresentanti della Regione in seno a commissioni, consigli di amministrazione, collegi di sindaci, comitati e altri organi collegiali;

- Registro inventario dei beni stabili della Regione;

- Atti relativi alla proprietà dei beni stabili della Regione;

- Registro delle servitù attive e passive e di ogni altro diritto relativo ai beni stabili della Regione;

- Registro inventario dei beni mobili della Regione;

- Registro inventario delle strade regionali;

- Registro inventario degli atti e documenti della Regione;

- Raccolta delle decisioni adottate dalla Corte dei Conti sui conti consuntivi degli enti locali della Valle d'Aosta;

- Raccolta delle decisioni adottate dal Comitato Regionale di Assistenza e Beneficenza Pubblica sui conti consuntivi degli E.C.A.;

- Registri dei verbali originali delle adunanze tenute dalla Giunta Regionale in sede di tutela degli enti locali e morali;

- Registro degli amministratori comunali;

- Registro degli amministratori delle Istituzioni di Assistenza e di Beneficienza;

- Registro dei tesorieri degli enti locali;

- Registro per la notazione degli atti notificati giudizialmente;

- Registro degli enti di culto soggetti alla vigilanza della Regione;

- Progetti esecutivi delle opere pubbliche realizzate dalla Regione con relativi calcoli delle strutture in cemento armato;

- Tabelle di classificazione degli atti di archivio, o titolario, anche se non più in uso, perché sostituite da altre;

- Raccolta dei fotogrammi riproducenti gli atti di archivio della Regione;

- Raccolta degli originali delle Circolari Ministeriali.

Gli atti dei quali sia ritenuta utile l'ulteriore conservazione debbono essere riordinati e raccolti in nuovi fascicoli e sottofascicoli, cuciti con punti metallici e versati all'Archivio di Deposito, descritti in un elenco in duplice copia, recante le seguenti indicazioni:

- numero d'ordine dell'elenco;

- numero d'ordine di ciascun fascicolo o sottofascicolo (numero che deve essere riportato a matita sui fascicoli e sottofascicoli);

- oggetto del fascicolo o sottofascicolo;

- data iniziale e terminale di ciascun fascicolo o sottofascicolo;

- estremi della classificazione d'archivio;

- data di consegna all'Archivio di Deposito;

- firma del coadiutore responsabile dell'Archivio corrente di settore che versa il materiale;

- firma del competente Dirigente di Assessorato o del Capo Servizio.

I fascicoli e sottofascicoli formati con gli atti da inviare al macero, raccolti nelle vecchie copertine, debbono essere versati all'Archivio di Deposito, descritti in un elenco in dieci copie, recante le seguenti indicazioni:

- numero d'ordine dell'elenco;

- numero d'ordine dei fascicoli o dei sottofascicoli (che deve essere riportato sui relativi fascicoli e sottofascicoli);

- oggetto dei fascicoli o dei sottofascicoli;

- estremi della classificazione d'archivio;

- natura degli atti dei quali si propone l'eliminazione e motivo dell'eliminazione;

- data iniziale e terminale dei fascicoli o dei sottofascicoli;

- peso approssimativo del materiale elencato;

- data di consegna del materiale all'Archivio di Deposito;

- firma del coadiutore responsabile dell'Archivio corrente di settore che versa il materiale;

- firma del competente dirigente del settore.

Il materiale di cui sopra deve essere versato all'Archivio di Deposito legato in pacchi numerati progressivamente, recanti un'etichetta con l'indicazione "Fascicoli dal numero ... al numero ... dell'elenco".

Le operazioni di scarto degli atti di archivio degli enti e degli uffici provinciali soppressi, le cui attribuzioni sono esercitate dalla Regione e degli atti della Regione che abbiano maturato il prescritto decennio di giacenza dalla data dell'ultimo adempimento, debbono essere portate a termine entro tre anni dalla data di entrata in vigore delle presenti norme.

Articolo 24

Assunzione in carico e schedatura dei fascicoli versati all'Archivio di Deposito

Il consegnatario dell'Archivio di Deposito, all'atto del ricevimento degli atti da conservare, versati dagli Archivi correnti di settore, deve effettuare un accurato controllo degli atti stessi, al fine di accertare che le operazioni di scarto, di riordino, di rifascicolazione e di cucitura meccanica siano state eseguite con la rigorosa osservanza delle vigenti norme e secondo le indicazioni contenute nei massimari degli scarti; dopo di che restituisce copia dell'elenco di versamento, firmata per ricevuta.

Il consegnatario dell'Archivio di Deposito deve registrare, in ordine cronologico, sul registro di carico, i fascicoli e i sottofascicoli versati dagli Archivi correnti di settore, riportando su ciascuno di essi il corrispondente numero di inventario e deve compilare una scheda per ogni fascicolo o sottofascicolo preso in carico, da inserire nell'apposito schedario, ordinato per materia, secondo la classificazione degli atti di archivio.

I fascicoli e i sottofascicoli assunti in carico debbono essere collocati nei casellari, suddivisi per serie, tenendo distinti quelli versati da un Archivio corrente di settore da quelli versati da altro Archivio corrente di settore, e disposti secondo l'ordine numerico di inventario, segnando sulla copertina di ciascuno di essi gli estremi della posizione loro assegnata nei casellari stessi, estremi che debbono essere riportati sulla scheda e sul registro di carico.

Articolo 25

Versamento degli atti relativi a pratiche definite da oltre quarant'anni alla Sezione Separata, presso l'Archivio Storico della Regione

Il consegnatario dell'Archivio di Deposito, dopo che sia trascorso il trentennio di giacenza in quell'Archivio degli atti ultraquarantennali, e prima di procedere al versamento degli stessi alla Sezione Separata, presso l'Archivio Storico della Regione, dispone per la riproduzione fotografica degli atti stessi, qualora non siano già stati microfilmati in precedenza, e provvede ad effettuare un secondo scarto di quegli atti, seguendo la procedura prevista dalle vigenti disposizioni, eliminando quelli che, dopo la giacenza trentennale all'Archivio di Deposito possono essere validamente sostituiti da fotogrammi.

Articolo 26

Versamento alla Croce Rossa Italiana degli atti destinati al macero

All'atto del ricevimento dei fascicoli e dei sottofascicoli contenenti gli atti da inviare al macero, versati dagli Archivi correnti di settore, il consegnatario dell'Archivio di Deposito effettua i dovuti controlli, al fine di accertare che le operazioni di scarto siano state eseguite con la rigorosa osservanza delle norme vigenti in materia; dopo di che restituisce al versante una copia dell'elenco del materiale di cui sopra è cenno, firmata per ricevuta; indi trasmette due copie dell'elenco stesso alla Sovraintendenza Archivistica per il Piemonte e la Valle d'Aosta, onde ottenere il rilascio del prescritto nulla-osta, ottenuto il quale invia le restanti sette copie alla Segreteria della Giunta Regionale per l'attuazione, da parte della Giunta stessa, del provvedimento deliberativo autorizzante l'eliminazione degli atti di cui trattasi.

I fascicoli e i sottofascicoli destinati al macero debbono essere trattenuti in temporanea giacenza nel locale dell'Archivio di Deposito, fino alla data in cui il provvedimento deliberativo della Giunta Regionale autorizzante l'eliminazione del materiale in questione sia divenuto esecutivo; dopo di che il consegnatario dell'Archivio di Deposito provvede a versare il materiale stesso al locale Comitato Regionale della Croce Rossa Italiana, ritirandone ricevuta, che deve essere conservata agli atti, allegata all'elenco o agli elenchi relativi.

Articolo 27

Prelievo di atti degli Archivi correnti di settore

Gli uffici che necessitano di atti depositati negli Archivi correnti di settore debbono farne richiesta scritta su appositi moduli, precisando quali siano gli atti che intendono avere in visione, inoltrando la richiesta stessa all'Archivio corrente di settore competente.

Le richieste di prelievo di atti dagli Archivi correnti di settore debbono essere firmate dal richiedente e, dopo che siano state evase, debbono essere collocate, a cura dei coadiutori addetti ai rispettivi archivi correnti di settore, al posto prima occupato dagli atti estratti ed essere restituite, all'atto della riconsegna degli atti stessi.

Le richieste di prelievo di atti dagli Archivi correnti di settore, inoltrate da uffici non competenti alla trattazione degli atti richiesti, debbono essere inoltrate all'Archivio corrente di settore competente, tramite il Dirigente di settore competente, che deve apporvi il proprio visto, previa dichiarazione di nulla-osta.

Articolo 28

Prelievo di atti dall'Archivio di Deposito

Gli uffici che necessitano di atti già in carico all'Archivio di Deposito, debbono richiederli tramite il competente Archivio corrente di settore.

Gli Archivi correnti di settore che necessitano di pratiche depositate nell'Archivio di Deposito, debbono farne richiesta scritta al consegnatario di quell'Archivio, compilando le richieste stesse in duplice copia, sugli appositi moduli.

Il consegnatario dell'Archivio di Deposito deve evadere le richieste di pratiche inoltrate dagli Archivi correnti di settore che hanno versato gli atti che formano oggetto della richiesta.

Le richieste di atti inoltrate da Archivi correnti di settore diversi da quelli che hanno versato gli atti che formano oggetto della richiesta, debbono essere evase soltanto se tali richieste sono vistate dai competenti Dirigenti di settore.

Le richieste di atti di cui sopra è cenno, debbono essere collocate al posto dei relativi fascicoli e debbono essere restituite agli Archivi correnti di settore competenti, all'atto della riconsegna dei fascicoli; le copie delle richieste di cui trattasi debbono essere tenute in evidenza fino al giorno della restituzione degli atti relativi alle richieste stesse e, in seguito, debbono essere conservate dall'Archivio di Deposito, al fine di poter documentare, anche a notevole distanza di tempo, quali dipendenti abbiano consultato i fascicoli in questione, e tenute in ordine, secondo il numero progressivo di inventario assegnato al fascicolo o al sottofascicolo.

Il consegnatario dell'Archivio di Deposito deve registrare, su un apposito registro, il movimento di uscita e di rientro degli atti già assunti in carico dall'Archivio di Deposito e sollecitare la restituzione degli atti dati in visione agli Archivi correnti di settore che li hanno richiesti, qualora gli atti stessi non siano restituiti entro trenta giorni dalla data di consegna.

Articolo 29

Consegna o trasmissione di atti di archivio a terzi

Nessun atto dell'Amministrazione Regionale può essere, di regola, consegnato a persone o uffici estranei all'Amministrazione regionale.

Qualora, per particolari motivi, ciò fosse necessario, gli atti richiesti, previa autorizzazione scritta del Presidente della Giunta Regionale o dell'Assessore competente, possono essere consegnati o trasmessi a chi ne fa richiesta.

La consegna o la trasmissione degli atti di cui sopra è cenno, deve, comunque, essere effettuata a mezzo di lettera o di foglio di trasmissione protocollati, in modo che, nel fascicolo relativo, rimanga un valido documento di scarico.

Qualora la consegna degli atti sia effettuata a mani del richiedente, questi deve rilasciare ricevuta degli atti stessi, sulla minuta della lettera o del foglio di trasmissione. Nel caso in cui gli atti richiesti debbano essere spediti a mezzo posta, la spedizione deve avvenire con raccomandata con avviso di ricevimento.

Degli atti da consegnare o da trasmettere a persone o a uffici estranei all'Amministrazione Regionale, deve essere fatta copia fotostatica, da allegare alla minuta della lettera o del foglio di trasmissione.

Articolo 30

Asportazione di atti dagli uffici regionali

È fatto divieto a chiunque di asportare dagli uffici regionali, anche temporaneamente, atti, documenti o fascicoli dell'Amministrazione Regionale, salvi i casi di necessità per motivi strettamente di servizio e previa autorizzazione del Dirigente del settore competente.

Articolo 31

Archivi correnti di settore - Collocamento agli atti o in evidenza di atti trasmessi dagli uffici competenti

I coadiutori addetti ai rispettivi Archivi correnti di settore non debbono accettare, per l'ulteriore corso, per il collocamento agli atti o in evidenza, alcun atto che non porti la sigla del Dirigente di settore o del funzionario responsabile della trattazione di quell'atto, nonché la data, apposte dopo le indicazioni circa la sua destinazione.

Articolo 32

Rilascio di ricevuta di atti depositati da terzi

I coadiutori responsabili dei rispettivi Archivi correnti di settore sono autorizzati a rilasciare ricevuta degli atti di loro competenza, che ricevono in consegna, recapitati a mano dagli interessati.

Articolo 33

Accettazione da parte del consegnatario dell'Archivio di Deposito degli atti versati dagli Archivi correnti di settore

Il consegnatario dell'Archivio di Deposito deve accettare e prendere in carico soltanto atti versati dagli Archivi correnti di settore, che abbiano compiuto il periodo decennale di giacenza nel secondo reparto degli Archivi correnti di settore stessi, dalla data dell'ultimo adempimento, e dei quali siano state effettuate le operazioni di scarto, di riordino, di rifascicolazione e di cucitura meccanica previste dall'art. 21 delle presenti norme.

Articolo 34

Prelievo di atti giacenti negli Archivi della Regione da parte degli Amministratori regionali

Gli Assessori regionali che intendono consultare pratiche relative ad affari non di competenza del loro Assessorato, giacenti negli Archivi correnti di settore o nell'Archivio di Deposito, debbono inoltrare apposita richiesta all'Assessore o al Dirigente di Assessorato competenti, i quali, qualora lo ritengano opportuno, rilasciano il nulla-osta sulla richiesta stessa, senza del quale il responsabile dell'Archivio che detiene gli atti in questione non deve consegnare gli atti stessi al richiedente.

I Consiglieri regionali che intendono consultare pratiche giacenti negli Archivi correnti di settore o nell'Archivio di Deposito, oppure intendono ottenere in consegna una o più copie di documenti della Regione (bilanci preventivi - conti consuntivi - estratti di deliberazioni attuate dagli Organi regionali, o altri documenti) debbono inoltrare apposita richiesta all'Assessore o al Dirigente di Assessorato competenti, i quali, qualora lo ritengano opportuno, rilasciano il "nulla-osta" sulla richiesta stessa, senza il quale il responsabile dell'Archivio che detiene gli atti in questione non deve consegnare gli atti stessi al richiedente.

Articolo 35

Consultazione degli atti di archivio da parte di terzi

L'autorizzazione alla consultazione, da parte di terzi, degli atti d'archivio, è rilasciata dal Segretario Generale.

Per quanto concerne gli atti per i quali esistano limitazioni previste dalle leggi vigenti (artt. 21 e 22 del D.P.R. 30.9.1963, n. 1409), il Segretario Generale, sentito il parere della Giunta Regionale, provvede ad istruire la pratica intesa ad ottenere la prescritta autorizzazione ministeriale.

Articolo 36

Accesso ai locali in dotazione ai Servizi di Archivio e di Protocollo - Limitazioni

L'accesso ai locali destinati ai Servizi di Archivio e di Protocollo è vietato a chiunque non sia addetto ai servizi stessi e alla loro vigilanza.

Al recapito degli atti in distribuzione agli uffici regionali e al ritiro dagli uffici regionali degli atti da recapitare agli Archivi correnti di settore, devesi provvedere tramite gli uscieri, secondo le norme che saranno rese note con appositi ordini di servizio.

Dolchi (P.C.I.) - La parola al Presidente della Giunta, per la relazione sul punto n. 22.

Andrione (U.V.) - Non entrerò nel merito tecnico di questo ponderoso Regolamento che, per quanto riguarda gli aspetti tecnici, è regolarmente collazionato e uguale alle norme vigenti nello Stato e nelle altre Amministrazioni regionali per quanto riguarda l'archivio e il protocollo. La cosa più importante, direi la novità di fondo, è quella che si procederà alla microfilmatura dei documenti regionali con un apparecchio che abbiamo già acquistato e che restituisce, a richiesta, secondo una sigla, le copie domandate dai vari uffici per il bisogno specifico di quell'ufficio. Per esempio, facciamo il caso della Pubblica Istruzione, o di qualsiasi altro Assessorato: il dossier di un insegnante numero...ha una sua sigla, una sua qualifica, è interamente microfilmato, per cui ci sarà un periodo in cui si parte...immaginiamo il 5 di novembre di quest'anno...si parte con la microfilmatura e man mano si recupera il passato. Dagli archivi, in seguito all'installazione di questo sistema, non usciranno più i dossiers, usciranno le fotocopie di quello che è stato chiesto dall'ufficio interessato, in maniera che gli archivi potranno essere perfettamente ordinati e non avere tutta quella parte che, per motivi tecnici, fino adesso circolava nei vari uffici e poi era difficile magari ricostruire completamente un dossier.

Secondo aspetto che è precisato: è chiaro che gli uffici che per ragioni particolari debbono avere un archivio personale sono esclusi da questa microfilmatura: Assessori, Ufficio di Gabinetto della Presidenza, dei Presidenti, che ricevono delle lettere riservate personali...si tratta dell'archivio ufficiale corrente della Regione. La spesa - non ricordo esattamente, è stata fatta due anni fa per le macchine - mi sembra che ammontasse a 40 milioni, sono stati fatti i primi esperimenti, vi è la possibilità di avere in tempi reali qualsiasi documento dell'Amministrazione, una volta che la macchina sia stata opportunamente "caricata", come si dice adesso, e schiacciando alcuni tasti si hanno le copie e il numero di copie che si desiderano. Per le procedure, ripeto, non entro nei particolari, perché sono quelle ufficiali delle leggi di Stato.

Dolchi (P.C.I.) - Prima di aprire la discussione, ricordo ai colleghi che è allegato il parere della Commissione Affari Generali e Finanze che ha preso in esame la proposta in data 28 settembre e ha espresso parere favorevole alla sua approvazione.

Ha chiesto la parola, mi sembra, il Consigliere De Grandis...no, scusa, ho visto male. È aperta la discussione generale. Chi chiede la parola? La parola al Consigliere Mafrica.

Mafrica (P.C.I.) - Un'osservazione sull'articolo 34, dove viene trattata la questione del materiale da consultare da parte dei Consiglieri regionali. Si dice qui che per consultare le pratiche, per ottenere delle copie è necessario un parere dell'Assessore che rilascia un nullaosta: fin qui la cosa va bene. Mi sembra...diciamo non formulata bene la parte relativa alla discrezionalità dell'Assessore, dove viene detto: "qualora lo ritengano opportuno"...ecco, non si può trovare un'altra formulazione? Non lo so, per esempio: "accertata la legittimità della richiesta", perché altrimenti, se l'Assessore vuole boicottare un Consigliere che gli è antipatico, gli può negare la concessione.

Andrione (U.V.) - La cosa più pratica è sopprimere l'inciso, in quanto è evidente che quando la richiesta è formalmente corretta deve essere data. Sopprimiamo l'inciso che è copiato dalla legge dello Stato, ma è perché siamo l'unico Paese al mondo in cui gli archivi sono dipendenti dal Ministero degli Interni...così, come per caso.

Mafrica (P.C.I.) - ...per sopprimere l'inciso, d'accordo.

Dolchi (P.C.I.) - Altri in sede di discussione generale? Possiamo considerare chiusa la discussione generale. Sull'articolo 34 ci pronunceremo nel momento in cui lo approveremo. Siccome tutti gli articoli devono essere approvati, chiamerei i Consiglieri, i quali, poi...ecco, la preghiera è che siccome dobbiamo fare 35 votazioni più la votazione segreta conclusiva, se i colleghi Consiglieri stanno al loro posto non dobbiamo ogni volta fare il conto dei presenti e possiamo procedere più speditamente.

Articolo 1. Chi è d'accordo è pregato di alzare la mano, grazie. Chi non è d'accordo? Grazie. Chi si astiene?

Esito della votazione:

Presenti: 31

Votanti: 31

Maggioranza: 16

Favorevoli: 31

Il Consiglio approva all'unanimità.

Articolo 2. Stesso risultato.

Articolo 3. Stesso risultato.

Articolo 4. Stesso risultato.

Articolo 5. Stesso risultato.

Articolo 6. Stesso risultato.

Articolo 7. Stesso risultato.

Articolo 8. Stesso risultato.

Articolo 9. Stesso risultato.

Articolo 10. Stesso risultato.

Articolo 11. Stesso risultato.

Articolo 12. Stesso risultato.

Articolo 13. Stesso risultato.

Articolo 14. Stesso risultato.

Articolo 15. Stesso risultato.

Articolo 16. Stesso risultato.

Articolo 17. Stesso risultato.

Articolo 18. Stesso risultato.

Articolo 19. Stesso risultato.

Articolo 20. Stesso risultato.

Articolo 21. Stesso risultato.

Articolo 22. Stesso risultato.

Articolo 23. Stesso risultato.

Articolo 24. Stesso risultato.

Articolo 25. Stesso risultato.

Articolo 26. Stesso risultato.

Articolo 27. Stesso risultato.

Articolo 28. Stesso risultato.

Articolo 29. Stesso risultato.

Articolo 30. Stesso risultato.

Articolo 31. Stesso risultato.

Articolo 32. Stesso risultato.

Articolo 33. Stesso risultato.

Articolo 34. C'è un emendamento soppressivo delle parole: "qualora lo ritengano opportuno". Metto quindi in approvazione l'emendamento soppressivo. Allora, le parole: "qualora lo ritengano opportuno" alla 5° e 6° riga del 1° comma, e alla 7° e 8° riga del 2° comma. Se il Consiglio è d'accordo, metto in approvazione gli emendamenti, i quali sono uguali sia nel 1° che nel 2° comma. Chi è d'accordo è pregato di alzare la mano, grazie. Chi non è d'accordo? Chi si astiene?

Esito della votazione:

Presenti, votanti e favorevoli: 31

Il Consiglio approva all'unanimità.

Metto in approvazione l'articolo 34 emendato. Stesso risultato.

Articolo 35. Stesso risultato.

Articolo 36. Stesso risultato.

Ci sono dichiarazioni di voto? Si passa alla votazione segreta sul complesso del Regolamento.

VOTAZIONE A SCRUTINIO SEGRETO

Esito della votazione:

Presenti: 31

Votanti: 31

Maggioranza: 16

Favorevoli: 30

Contrari: 1

Il Consiglio approva.