Oggetto del Consiglio n. 3485 del 3 aprile 2024 - Resoconto
OGGETTO N. 3485/XVI - Interpellanza: "Realizzazione di un progetto di archiviazione digitale e dematerializzazione dei documenti cartacei dell'amministrazione regionale".
Bertin (Presidente) - Punto n. 26. Consigliere Baccega, ha facoltà di intervenire.
Baccega (FI) - Certamente è un'interpellanza magari non di molta sostanza, ma, visto che evochiamo sovente in quest'Aula, e non solo in quest'Aula, le buone pratiche, è opportuno anche parlare di queste cose.
Facendo solo un piccolo percorso nei vari Assessorati, nei vari corridoi, abbiamo visto che sono giacenti numerosi faldoni contenenti pratiche cartacee e, visto che ci sono anche stanze intere adibite ad archivi che sono cariche di documenti e documenti che si incrementano, abbiamo ricordato gli indirizzi del PNRR che riguardano l'innovazione, la digitalizzazione, la competitività, guardando al rafforzamento delle infrastrutture digitali della pubblica Amministrazione ed è anche opportuno avere un'ottimizzazione degli spazi, soprattutto in vista del numero di assunzioni che verranno fatte dall'Amministrazione regionale nei prossimi due anni, come avete anticipato.
Noi chiediamo al Governo regionale se è intenzione dell'Amministrazione regionale andare nella direzione di realizzare un progetto di archiviazione digitale e andare a procedere verso la dematerializzazione dei documenti cartacei e trasferire i documenti cartacei dei faldoni in file digitali.
Mi sembra un percorso che si può avviare tranquillamente. Una volta mancavano le risorse, adesso pare che le risorse possano ottenersi anche per questi progetti importanti.
Presidente - Il Presidente della Regione ha facoltà di intervenire.
Testolin (UV) - L'interpellanza concerne un argomento complesso ed articolato che troverà la soluzione nel medio-lungo periodo per una serie di argomenti che cercherò di illustrare di seguito. Peraltro, è un argomento che abbiamo recentemente discusso mi sembra anche su un'interpellanza del collega Sammaritani, se non erro.
In linea generale, va detto che i documenti digitali sono già creati e gestiti digitalmente; i documenti analogici prodotti, ricevuti dall'Amministrazione e protocollati, invece, sono di norma scansionati ed inseriti nella registrazione di protocollo e, di conseguenza, gestiti digitalmente.
In questo caso, gli originali cartacei devono ovviamente essere conservati; la digitalizzazione di documenti cartacei infatti non comporta in automatico la possibilità di eliminare gli originali.
Come è noto, gli archivi delle pubbliche Amministrazioni sono infatti soggetti ad una disciplina particolare, quella prevista dal codice dei beni culturali e le esigenze di ottimizzazione degli spazi non possono superare le disposizioni in materia di gestione e conservazione dei documenti originali cartacei.
Senza entrare nei dettagli del ciclo di vita dei documenti amministrativi e delle varie fasi, da archivio corrente ad archivio di deposito e poi archivio storico, è importante ricordare - come già detto in precedenti occasioni - che l'Amministrazione si è data dalle priorità digitalizzando prima i procedimenti rivolti alle famiglie, alle imprese e poi diverse procedure interne.
Si sono poi affrontate altre attività necessarie per qualsiasi operazione di digitalizzazione, come i progetti Cyber Security e di realizzazione del Data Center.
È stata inserita, tra gli obiettivi dirigenziali, la digitalizzazione dei processi, è stato digitalizzato il ciclo degli appalti e nell'ambito del PNRR abbiamo avviato il cosiddetto "Progetto bandiera", potenziamento della capacità digitale della pubblica Amministrazione regionale.
Tutto ciò per dire che la digitalizzazione è un percorso che l'Amministrazione regionale segue con attenzione e con i mezzi necessari, ragionando però con la priorità orientata verso il futuro e tenendo conto delle risorse umane disponibili.
La documentazione cartacea precedente è certo una problematica reale e, come abbiamo già detto in precedenti occasioni, dipende anche da passaggi organizzativi e amministrativi da completare, come per esempio l'individuazione di sistemi certi ed univoci di archiviazione e conservazione, su cui si sta lavorando nella direzione indicata.
Presidente - Consigliere Baccega, ha facoltà di replica.
Baccega (FI) - La risposta è certamente soddisfacente, certo che la documentazione cartacea del passato deve trovare una diversa collocazione, perché andare nei corridoi di certi Assessorati... davvero, diventa proprio non piacevole da vedere come percorso.
Io faccio anche una riflessione su quello che era stato lo studio presentato dall'Università Bocconi, che sottolineava l'importanza, anche ai fini organizzativi, e soprattutto ambientali, di avere un clima molto più performante e spazi molto più performanti per i lavoratori.
Questa mattina si è anche parlato di ambiente e di salute e diciamo che questo percorso determina anche l'attenzione all'ambiente, alla salute e al benessere dei dipendenti e dei collaboratori.
Io ricordo che all'assessorato dei lavori pubblici c'è una montagna di progetti: sono lì, che potrebbero essere mano a mano classificati e poi depositati, chissà, in un altro posto. Lì c'è davvero tanta roba e non solo lì; all'assessorato della pubblica istruzione stessa cosa, basta andare nel corridoio. Comunque grazie per il percorso che avete avviato.