Oggetto del Consiglio n. 580 del 13 maggio 2021 - Resoconto
OGGETTO N. 580/XVI - Interrogazione: "Procedure ordinarie e straordinarie attuate per la gestione dei flussi documentali delle deliberazioni della Giunta regionale e dei provvedimenti dirigenziali".
Bertin (Presidente) - Punto n. 31. Risponde il Presidente della Regione, come precedentemente.
Lavevaz (UV) - È un'interrogazione molto tecnica che chiede quali siano le procedure e le disposizioni ordinarie poste in essere dalle strutture organizzative per l'elaborazione, gestione e trasmissione dei provvedimenti dirigenziali delle deliberazioni di Giunta.
Le procedure ordinarie per la gestione del flusso di provvedimenti dirigenziali sono state definite da ultimo con PD n. 4812 in data 28 ottobre 2011 con il quale - oltre alla cessazione della pubblicazione dei PD in versione cartacea - era stata approvata la nuova versione del manuale di procedura per la gestione del ciclo di provvedimenti.
Le procedure ordinarie per la gestione del flusso delle deliberazioni sono rinvenibili nell'ambito dell'atto d'indirizzo approvato dalla Giunta regionale con deliberazione n. 1016 in data 5 aprile 2004, recante "Approvazione dell'atto d'indirizzo e organizzazione concernente modalità e criteri per l'esercizio dei poteri di controllo da parte dei coordinatori regionali e nelle determinazioni per la disciplina dell'esercizio dell'attività collegiale della Giunta regionale approvate con deliberazione della Giunta regionale n. 2521 in data 8 agosto 2005 e integrate con deliberazione n. 3517 in data 26 ottobre 2005".
Si chiede poi quali siano state le procedure straordinarie poste in essere per la gestione dei flussi documentali di cui al punto precedente e se queste oggi siano ancora in vigore.
Durante la pandemia, in particolare a seguito dell'approvazione del Dpcm 9 marzo 2020, sono state diramate a tutte le strutture della Giunta regionale disposizioni urgenti e straordinarie per garantire il regolare funzionamento delle strutture sotto il profilo dell'adozione degli atti amministrativi e nel contempo escludere o limitare al massimo gli spostamenti di personale tra e verso le sedi degli uffici.
In particolare per i provvedimenti dirigenziali si era disposto che l'invio degli atti avvenisse soltanto in formato digitale, atti firmati digitalmente dai dirigenti, e che gli stessi sarebbero stati soggetti al controllo di regolarità contabile e successivamente registrati per la loro efficacia esclusivamente su supporto digitale.
Per le deliberazioni di Giunta si era disposto che anche le proposte di deliberazione fossero trasmesse esclusivamente in formato digitale con il parere di legittimità espresso dal dirigente esclusivamente con firma digitale e non più autografa su supporto cartaceo.
A partire da settembre 2020, tali disposizioni sono venute meno ed è stato ripristinato il flusso documentale ordinario, con invio degli atti su supporto cartaceo e firma autografa dei dirigenti.
Nel mese di novembre 2020 e fino all'inizio del corrente mese di gennaio 2021 è stato nuovamente sospeso il flusso cartaceo dei provvedimenti dirigenziali.
Per le deliberazioni di Giunta, anche allo scopo di non appesantire eccessivamente il lavoro delle strutture organizzative, il flusso documentale è rimasto ancora in modalità digitale.
Si chiede poi "quali siano i principali applicativi informatici utilizzati per la gestione di processi di cui ai punti precedenti e se, a oggi, alcuni passaggi non siano gestiti in forma digitale".
Per la gestione delle proposte di deliberazione della Giunta e le successive formalizzazioni delle medesime è in uso l'applicativo "Gestione iter deliberazioni". Tale applicativo è utilizzato per tutte le proposte ordinariamente inserite nell'ordine del giorno delle sedute della Giunta.
Le proposte presentate in via d'urgenza, le cosiddette "fuori sacco" sono trasmesse via e-mail e, successivamente alla seduta, caricate sul medesimo applicativo per l'elaborazione del testo, ovvero per la formalizzazione e per la pubblicazione. Per la gestione del flusso dei provvedimenti dirigenziali è in uso l'applicativo "Atti PD".
Si chiede poi, con riferimento ai punti precedenti, "quali siano le attività e i presidi di controllo volti alla verifica dell'efficienza e della regolarità delle procedure poste in essere dalle strutture regionali": per quanto riguarda i provvedimenti di deliberazioni, va ricordato in primo luogo che la regolarità degli atti delle relative procedure è competenza dei dirigenti che li producono. Esistono poi altre tipologie di controllo che riguardano la verifica di regolarità contabile che attiene al corretto impiego delle risorse di bilancio disciplinate dall'articolo 48 della l.r. 30/2009, la verifica della regolare e completa formazione degli atti, ovvero il controllo formale preventivo dei provvedimenti e delle proposte di deliberazione operata dalla struttura provvedimenti amministrativi, in forza delle competenze che le sono attribuite.
Per quanto riguarda invece la verifica dell'efficienza delle procedure, credo che sia importante evidenziare come anche durante la pandemia - nonostante le difficoltà derivanti dal fatto che lo smart working è stato imposto da motivi sanitari e non applicato per scelta organizzativa - l'Amministrazione regionale abbia continuato a fornire servizi in risposta alla comunità, ciò anche grazie alle procedure straordinarie di gestione dei flussi documentali che hanno contribuito a mantenere questi servizi, anche in un periodo in cui le strutture dell'Amministrazione hanno funzionato a distanza.
Tornando quindi ai flussi documentali e alla loro digitalizzazione, va precisato che i due applicativi prima ricordati sono abbastanza datati, quello delle deliberazioni risale al 2000 e quello dei provvedimenti al 2011 e proprio per questo motivo non tutti i passaggi sono digitalizzati. I passaggi non digitalizzati però sono essenzialmente quelli relativi alla conservazione degli atti e quindi non hanno diretta ricaduta sui servizi forniti alla comunità. I due applicativi sono già in fase di aggiornamento anche nell'ambito dello specifico obiettivo strategico contenuto nel piano delle performance 2020-2022 approvato con deliberazione n. 1423 in data 30.12.2020, volto alla predisposizione di un nuovo modello organizzativo adeguato ed efficiente dell'Amministrazione regionale, obiettivo che non potrà che essere raggiunto anche attraverso il completamento della dematerializzazione degli atti amministrativi.
Presidente - Per la replica, il consigliere Aggravi.
Aggravi (LEGA VDA) - Vede, Presidente, effettivamente l'interrogazione è molto tecnica, non perché io mi appassioni a questioni procedurali, però è bene considerare un paio di situazioni, ovvero da quello che lei ci ha detto - e ne ho la conferma - semplifico per rendere il ragionamento anche a favore dell'Assessore all'innovazione tecnologica - il fatto che grazie alla pandemia, purtroppo grazie alla pandemia, come in molte situazioni abbiamo scoperto l'importanza e la funzionalità del digitale.
Finita la situazione di acuzie della pandemia torniamo alle vecchie abitudini e quindi torniamo verso il cartaceo. Ora viene anche confermato che per problemi applicativi che non sono sostanzialmente in linea o comunque sono vetusti, il cittadino però non ha sostanzialmente delle problematiche perché l'Amministrazione al suo interno si arrangia - lo semplifico in maniera estrema - però ci potrebbe essere un rischio, perché la carta sappiamo che si deve muovere e si muove in maniera più incerta rispetto al digitale, a fronte tra l'altro, e abbiamo citato nelle premesse gli investimenti in termini di digitalizzazione, perché qui parliamo di digitalizzazione, di una P.A. avanzata e poi stiamo ancora parlando di cartaceo e soprattutto di sottoscrizione di atti in cartaceo - ma poi torno in chiusura dell'intervento - e nello stesso momento, però, all'interno potrebbe capitare che delle situazioni di efficacia, ovvero magari banalmente la perdita di un atto, possano rallentare il processo interno.
Rappresento un'ulteriore situazione, il fatto che laddove c'è la sottoscrizione dell'atto in cartaceo, potrebbero anche succedere - e sono successe situazioni - in cui il soggetto non fosse presente e quindi si demandasse al dirigente di sopperire alla sottoscrizione del compilatore, che era in smart working. Invito lei e soprattutto l'Assessore all'innovazione a verificare questo fatto.
Ora io mi dico: ma se sono in smart working e se sono dotato di applicativi informatici, almeno di un computer... perché io trovo complesso fare smart working senza almeno un PC portatile, perché altrimenti è home working che è una cosa ben diversa, quindi è no working; almeno vengo da un mondo che dice questo! Ovviamente io demando a un soggetto che, per carità, funzionalmente è superiore rispetto a quello sotto, di sottoscrivere l'atto nel cartaceo: ma allora io mi dico perché - se in situazione straordinaria siamo passati al digitale e le cose sono funzionate e possiamo evolvere in quel verso lì -- torniamo di nuovo indietro al cartaceo?
Questa penso che sia una domanda che ci dobbiamo porre soprattutto come decisori che ci riempiamo tutti, e mi ci metto per primo, la bocca di digitalizzazione, di digital device, che poi ce l'abbiamo pure noi qualche volta, e quindi mi chiedo quegli investimenti che programmiamo - e torneremo sulla programmazione - o che ci diciamo dobbiamo fare - e penso che di PNRR fra un po' saremo stufi perché tutti trovano nel PNRR le soluzioni ai loro problemi, in primis sulla pubblica Amministrazione - in realtà valgono zero, quegli investimenti valgono tanto quanto la carta straccia o persa!
Quindi io invito voi in primis ma tutti noi a vigilare su questo perché, ripeto, è inutile parlare di evoluzione tecnologica quando poi l'evoluzione tecnologica in realtà è tornare alla carta e a preoccuparsi di deleghe tra superiore e non superiore quando noi con un sistema o con una connessione - perché dovremmo anche avere questa che è qualcosa di molto complesso - potremmo gestire benissimo l'applicativo.
Non entro sul discorso della procedura, perché sarebbe troppo tecnico, però anche lì poniamoci dei dubbi. Un buon processo è quello che ha un punto di partenza e un punto di fine e che avviene all'interno dello stesso processo, non che ho dei momenti di stacco, perché altrimenti, lo sappiamo, lì si genera l'inefficienza.
Quindi dire che l'efficienza si ha perché comunque abbiamo fornito dei servizi alla comunità, mi perdoni ma quella non è efficienza, quello vuol dire una continuità dell'azione amministrativa, l'efficienza è qualcosa di diverso e deve essere valutato, perché altrimenti torniamo al solito discorso: grandi proclami, grandi progetti, effettività ed efficienza zero, ma spendiamo tanti soldi.