Oggetto del Consiglio n. 2481 del 21 giugno 2012 - Resoconto

OBJET N° 2481/XIII - Interpellation: "Programme de automatisation de la gestion du Système Bibliothécaire Valdôtain".

Interpellation

Vu la délibération de la Junte régionale n. 3188 du 5 novembre 2010 qui approuvait l'étude de faisabilité concernant la gestion du Système Bibliothécaire Valdôtain et indiquait le système CLAVIS NG/CE en remplacement du système ADVANCE de la société GEAC, considéré désormais dépassé et nécessitant d'une évolution;

Rappelant les déclarations rendues par l'Assesseur à l'Education et à la Culture en octobre 2008 quant à l'intention de compléter l'automatisation des bibliothèques dans le courant de 2009 et puis de 2010, progressivement;

Constatant que le nouveau portail du système comporte des anomalies et enregistre de sérieuses difficultés d'utilisation de la part des usagers, qui en général le trouvent moins immédiat et que la Home du portail du SBV depuis plus de six mois reporte l'annonce: "Des travaux de mise au point du catalogue sont en train, nous nous excusons si, pendant quelques jours, les données affichées seront imparfaites ou incomplètes";

Constatant que les nouveautés libraires sont quasi inexistantes depuis le début de l'année 2012;

la soussignée Conseillère régionale

Interpelle

l'Assesseur compétent pour savoir:

1) combien de bibliothèques ont été automatisées jusqu'à ce jour, dans quel délai on prévoit de compléter le programme et quelles sont les raisons du retard;

2) si les anomalies et les difficultés d'utilisation du nouveau système CLAVIS sont confirmées et si elles concernent même la gestion de la part du personnel de la bibliothèque régionale;

3) quelles sont les raisons du manque de nouveautés et dans quel délai on pense normaliser la situation;

4) quelles sont les intentions du Gouvernement quant à l'optimisation du service et à la solution des problèmes causés par le nouveau système CLAVIS.

Signé: Patrizia Morelli

Presidente - La parola alla Consigliera Patrizia Morelli.

Morelli (ALPE) - Merci M. le Président.

Ceux qui fréquentent les bibliothèques et qui ont atteint l'âge de la raison, se souviennent encore de quand la Bibliothèque régionale se trouvait Rue Ollietti et pour la recherche des livres il fallait utiliser les fichiers avec les fiches en papier dans les petits tiroirs. A l'époque chaque bibliothèque avait un catalogue en papier et difficilement les bibliothèques pouvaient dialoguer entre elles, le prêt entre les différentes bibliothèques était très difficile. En 1989 il y a eu le grand changement et, à partir de cette date, tous les livres de toutes les bibliothèques du système valdôtain ont été chargés sur le même catalogue central informatisé, permettant à tout le monde d'atteindre ce patrimoine libraire commun et, par la suite, avec Internet, le catalogue a été mis en ligne. Chaque citoyen maintenant, de son ordinateur, peur rechercher les documents qui l'intéresse, ayant accès directement.

Le système qui a été utilisé pendant plus de 20 ans était le système ADVANCE, géré par la société GEAC. Après 20 ans ce système a été jugé dépassé et il a été estimé que c'était le moment de le faire évoluer pour rendre plus fonctionnelles toutes les opérations d'acquisition des livres, de catalogage, opérations qui se font à niveau central pour toutes les bibliothèques pour des raisons d'optimisation des ressources, mais aussi d'uniformisation des méthodes et de mise en commun du patrimoine, pour utiliser les instruments technologiques modernes dans le rapport avec les usagers: on parle de pouvoir communiquer avec les usagers par le web, par le portable, par le courrier électronique. Et aussi le système a la nécessité d'évoluer pour améliorer les fonctions de consultation et la possibilité de réserver les livres de la part des usagers à travers le catalogue, aussi pour intégrer le service de prêt avec le système à radiofréquence qui a été installé récemment dans la Bibliothèque régionale, qui permet la restitution des livres automatiquement, sans passer à travers les opérateurs.

Le software qui a été choisi, suite au travail important d'une commission, est le software CLAVIS, qui est entré en fonction au mois de novembre dernier - à l'époque la Bibliothèque a été fermée pendant quelques semaines pour permettre l'installation de ce nouveau système - et ce software devrait faciliter l'automatisation de toutes les bibliothèques du système. De l'application de ce nouveau software a été chargée la société Comperio. Une phase de démarrage au début était bien prévisible, il faut du temps pour bien calibrer des changements de cette nature, mais à huit mois du changement le système devrait être devenu pleinement opérationnel, et donc consentir toutes les fonctions pour lesquelles il a été choisi, afin de parvenir à l'amélioration générale du système, qui a été souhaitée. Mais de toute évidence les choses n'ont pas fonctionné comme on le souhaitait!

Ceux qui fréquentent la Bibliothèque et ont accès régulièrement au portail, se sont rendus compte tout de suite que l'utilisation est plus difficile, l'approche plus compliqué et moins immédiate, ce qui rend les usagers moins autonome par rapport au système précédent. L'on enregistre, même à huit mois de l'installation, encore des anomalies; je ne vais pas entrer dans les détails, pour ne pas ennuyer ceux qui ne sont pas dans la matière, mais par exemple quand on recherche un livre, sur la première page ne parait pas la classification décimale de Dewey, ce qui permet d'aller rechercher le livre sur le rayon. Entre autres, la version en français est encore incomplète, ce qui pour un service qui a trait à la culture est quelque chose de grave. Et, encore, ceux qui fréquentent la Bibliothèque régionale, mais aussi les bibliothèques du territoire, ont pu s'apercevoir - et cela a soulevé les protestations de certains usagers - que dans les derniers six mois il n'y a presque pas de nouveautés libraires, ce qui pour un service dynamique comme le Système Bibliothécaire Valdôtain est un fait grave.

Donc nous demandons à l'Assesseur de vouloir répondre à nos questions sur le fonctionnement de ce nouveau système et sur les perspectives de normalisation du service et d'automatisation des bibliothèques du territoire.

Presidente - La parola all'Assessore all'istruzione e cultura, Laurent Viérin.

Viérin L. (UV) - Merci M. le Président.

Avant tout je remercie la collègue Morelli, car sur la question des bibliothèques il y a toujours une certaine attention, et cela souvent nous donne la possibilité d'intervenir pour ce qui est de l'élimination des problèmes qui se présentent. Dans cette optique va aussi l'institution de la question de la spending review, qui donnera la possibilité aux usagers de signaler tous les malfonctionnements qui existent. Je vais tout de suite sur les réponses, en essayant d'analyser la question des solutions au problème qui a été soulevé.

Pour ce qui est de l'automatisation du système des bibliothèques régionales, elles sont toutes reliées par le système CLAVIS; les fonctions offertes par ce système sont disponibles dans toutes les bibliothèques, notamment le nouveau catalogue en ligne et le nouveau portail du Système Bibliothécaire Valdôtain et les usagers peuvent y accéder librement, à partir d'Internet. L'exception, pour le moment, c'est la possibilité de gérer le prêt de façon interactive, les bibliothèques habilitées pour ce faire sont au nombre de 15 et ce sont celles qui utilisaient déjà le précédent système de gestion GEAC. La connexion progressive des autres bibliothèques programmée par la structure du Système informatif de l'Administration a été freinée par l'installation de ce nouveau logiciel. Je veux rappeler que GEAC était un logiciel propriétaire et qu'il fallait donc acheter une licence pour chaque bibliothèque, contrairement au système CLAVIS; j'avais vu le résultat de la commission et ça a été une option aussi économique, car CLAVIS repose entièrement sur des technologies open source web based, dont l'utilisation est gratuite. Et donc, pour ces raisons, l'Administration a préféré interrompre le programme de connexion d'autres bibliothèques à ce système coûteux qui avait été désinstallé et d'attendre la mise en œuvre du nouveau logiciel. Compte tenu des délais nécessaires à l'optimisation des fonctions du système et à l'introduction de la nouvelle technologie dans les bibliothèques régionales, nous considérons que le réseau automatisé interactif de prêt devrait être mis en place d'ici les premiers mois de 2013.

Deuxième question: les anomalies. Le passage du précédent système d'automatisation au nouveau logiciel avant la fin de 2011 s'annonçait particulièrement complexe et l'introduction d'un nouveau système de gestion intégrée - donc la structure complexe est divisée en plusieurs modules, les principaux sont le portail internet, le catalogue, la circulation, les catalogues publiques, les acquisitions, la gestion des périodiques - a comporté pour le personnel qui s'en occupe, et aussi pour les usagers, un temps de rodage, comme vous avez aussi souligné. Si on considère que le précédent système a été utilisé pendant longtemps, il a été installé dans les années 1990 et mis à jour chaque fois qu'une nouvelle version était disponible, il est compréhensible qu'il y ait des difficultés d'adaptation au nouveau logiciel, d'autant qu'il faut tenir en compte de la base des données qui devra être modifiée. Dans un premier temps ces opérations peuvent rendre moins appréciable les nouvelles fonctions pour les usagers et les performances avancées que CLAVIS, sur la base des données de comparaison qui ont été fournies à l'époque, présente. Toujours est-il, il faut le dire, que les difficultés relatives à l'utilisation des fonctions proposées par ce nouveau système sont en voie de résolution, c'est sur cela qu'il faut travailler au fur et à mesure que tant les opérateurs de la Bibliothèque d'Aoste que des bibliothèques du territoire, que le public se familiarisent avec ce nouveau logiciel.

La question du "manque de nouveautés" (qui est à mon avis la question qui a créé des problèmes): alors, les retards dans la fourniture concernent le secteur des livres en italien et en français, alors que les périodiques et les documents audiovisuels destinés à la phonothèque ainsi qu'à la vidéothèque arrivent régulièrement, tout comme les documents destinés au fond local. Pour ce qui est des procédures d'achat les difficultés techniques rencontrées pour adapter CLAVIS aux exigences du Système Bibliothécaire Régional dépendent du fait qu'il est nécessaire d'apporter un certain nombre de corrections au modèle d'organisation du logiciel open source choisi, même si celui-ci a été conçu pour gérer des systèmes bibliothécaires complexes, contrairement au précédent qui avait rencontré des problèmes techniques considérables lors de la phase d'extension du prêt interactif aux bibliothèques situées sur le territoire. L'élaboration de ces corrections nécessite une étroite collaboration avec la société chargée de l'implémentation du système CLAVIS, ainsi que de l'assistant y afférent, mais là je vais de nouveau le solliciter, car dans ces mois ça a été une opération de sensibilisation pour travailler sur ce dossier. Le bureau compétent continue à rechercher les nouveautés à acquérir sans dépendre forcement du système pour chacune des bibliothèques, dont la responsable présente régulièrement des réservations en ligne; les réunions hebdomadaires de coordination avec les bibliothécaires du territoire se déroulent normalement, d'ailleurs nous avons aussi l'investissement de 57.000 euros pour ce qui est des commandes des livres en italien et en français, 240 livres en français, et la commande va partir, et il y aura cette nouveauté aussi. Donc c'est un problème entre notre partie et la partie de fourniture.

Les intentions: l'optimisation du service est dans nos objectifs, la collaboration entre la structure de l'Assessorat et celle du Système informatique de l'Administration, donc pour ce qui est le Système informatif et archives et patrimoine bibliographique, ils devront vérifier ponctuellement les activités à mettre en œuvre pour ce qui est de l'opérateur économique chargé de l'implémentation du système CLAVIS. Donc ce sont nos structures qui doivent, à travers la synergie avec cet opérateur, essayer d'accélérer - au-delà de la partie fonctionnelle d'utilisation - cette partie, qui sinon comporte des problèmes sur la fourniture du service aux usagers, et l'assistance aussi est une partie très importante.

Donc je vais de nouveau solliciter à travers une réunion sur ce dossier, pour essayer d'accélérer de nouveau les temps et surtout pour éliminer les problèmes qui ont été soulevés, mais qui existent, en effet. Merci.

Presidente - La parola alla Consigliera Patrizia Morelli.

Morelli (ALPE) - Merci M. le Président.

Assesseur, votre réponse a été exhaustive; malheureusement elle ne me rassure pas, car vous confirmez que le problème existe.

Je ne pense pas que le problème réside dans le système CLAVIS, qui est un système diffusé et adopté même par une bibliothèque comme la Bibliothèque Ambrosienne de Milan, donc par les grandes bibliothèques: le problème réside dans la société qui a la charge de l'application et du maintien du système. Il faut absolument les mettre sous pression, parce qu'il n'est pas acceptable qu'après avoir fait des investissements de la teneur des investissements qui ont été faits pour les bibliothèques...je crois qu'avec le système de radiofréquence, le software, et tout le reste, on dépasse 1.000.000 d'euros...donc il faut absolument que ce système maintienne les promesses qui ont été faites!

Mon invitation est celle de maintenir forte l'attention sur la société qui a en charge le système, car il n'est pas normal que, après 20 ans, l'on se retrouve à falloir charger de façon manuelle les livres. Nous retournons en arrière de 20 ans après avoir fait des investissements économiques aussi importants!