Oggetto del Consiglio n. 1734 del 7 aprile 2011 - Resoconto

OGGETTO N. 1734/XIII - Interpellanza: "Modalità applicative del nuovo sistema informatizzato di rilevazione di presenze e assenze dei dipendenti dell'Amministrazione regionale".

Interpellanza

Nei mesi scorsi è stato attivato da parte dell'Amministrazione regionale un nuovo sistema di rilevazione di presenze e assenze informatizzato denominato Iris.

La messa a regime di questo sistema è stata accompagnata da preoccupazioni e rimostranze da parte di dipendenti regionali, in considerazione di alcuni riflessi di rigidità e complessità delle procedure introdotte con il nuovo sistema. In particolare, si lamenta una rilevante perdita di tempo nelle verifiche da effettuarsi a cura del dipendente sulla registrazione delle entrate e uscite effettuate.

In ordine all'attuazione del sistema, sono poi state applicate modalità differenziate in relazione alle disposizioni impartite dai singoli referenti di dipartimento che avrebbero fornito indicazioni ai dipendenti secondo modelli interpretativi diversificati.

Si osserva, infine, come queste innovazioni siano avvenute in concomitanza con l'introduzione di nuovi orari personalizzati per i dipendenti, voluti fra l'altro per facilitare la conciliazione lavoro-famiglia.

I sottoscritti Consiglieri regionali

Interpellano

la Giunta regionale per sapere:

1) quali criticità siano state rilevate nel controllo quotidiano da parte dei dipendenti delle loro entrate e uscite, nella loro registrazione da parte del sistema e nelle motivazioni (riunioni esterne, visite mediche...) per cui il dipendente stesso risulta assente durante l'orario lavorativo, nonché nel tempo complessivamente richiesto al dipendente per l'espletamento delle operazioni tecniche;

2) se il sistema si applichi anche al personale operante in amministrazione con contratti di tipo privatistico e se la Giunta intenda applicarlo in futuro al personale somministrato dalla Società dei Servizi Valle d'Aosta, recentemente costituita;

3) in che cosa consistano le principali differenze interpretative applicate dai singoli referenti per dipartimento e se le stesse configurino situazioni differenziate nei servizi periferici;

4) se la Giunta intenda completare e con che tempistica l'effettiva estensione anche alle istituzioni scolastiche dei sistemi di rilevazione in questione.

F.to: Louvin - Chatrian - Bertin - Patrizia Morelli

Président - La parole au Conseiller Louvin.

Louvin (ALPE) - Grazie Presidente.

Abbiamo ritenuto necessario un approfondimento in questa sede, in ordine ad un problema essenzialmente organizzativo, interno all'Amministrazione regionale, ma che negli ultimi mesi ha creato alcuni disagi, e in ogni caso è stato fonte di una macchinosità rilevata da più parti. Vorremmo in questo modo fare il punto con la Giunta regionale, sentire in particolare dal Presidente quale natura abbiano le preoccupazioni e le rimostranze che ci sono pervenute naturalmente in modo più frammentario e disperso di quanto non possa essere avvenuto nei confronti degli uffici, dei servizi della Presidenza della Regione che dispongono di un quadro complessivo che è utile conoscere, perché questo nuovo sistema IRIS che è stato introdotto...credo che si tratti di un'innovazione comunque necessaria di una rilevazione puntuale, in grado di dare certezza alla presenza e all'effettiva permanenza anche dei lavoratori dipendenti dell'Amministrazione regionale nei luoghi di lavoro, e non solo negli uffici, perché la problematica è complessa; spero che succintamente il Presidente vorrà darcene conto.

Abbiamo rilevato come la molteplicità delle sedi dell'Amministrazione regionale, la tipologia diversa anche di attività possa essere fonte di complicazione e sia, in questo momento, fonte comunque di alcune incertezze in ordine all'applicazione di questo sistema. Abbiamo riscontrato e avuto notizia della rigidità e della complessità delle procedure con una certa sofferenza da parte di molti funzionari dipendenti della Regione per quanto riguarda i tempi necessari delle verifiche sul sistema, il loro entrare costantemente a controllare queste timbrature elettroniche. Il sistema sembra in questo momento necessitare comunque di una certa taratura che sarà necessario attuare nei prossimi tempi. Questo, fra l'altro, avviene in concomitanza anche con l'introduzione dei nuovi orari personalizzati dei dipendenti, cosa che ovviamente non è motivo di semplificazione, ma sarà motivo di ulteriore complessificazione del lavoro.

Allora, Presidente, in sintesi queste sono le domande che le sono già note: quali sono le criticità che voi avete rilevato nel controllo quotidiano dei dipendenti per quanto riguarda entrate e uscite, la registrazione soprattutto nell'ambito degli spostamenti che hanno i dipendenti regionali per riunioni, visite mediche, eccetera, perché questo sembra essere uno dei nodi principali, come il recupero dei tempi, la problematica degli undici minuti...ci sono o non ci sono, sono recuperabili o no, sono persi o no?...sono questioni che rimbalzano e vengono alle nostre orecchie costantemente, ma sulle quali è utile poter fare qualche passo avanti nel senso di una certezza e di una omogeneità di trattamento, perché ci sono - e questo anche fa oggetto di quesito - delle differenze interpretative. Sono state date delle disposizioni diverse a seconda dei luoghi, ci sono delle declinazioni particolari di questo sistema, da servizio a servizio, da dipartimento a dipartimento e vorremmo capire se si va nella direzione di una condotta omogenea o se bisogna scontare queste divergenze.

Poi ci sono delle problematiche particolari che le abbiamo sottoposto che riguardano, da un lato, i contratti di tipo privatistico, se anche chi opera in base a questi contratti è e sarà tenuto allo stesso sistema di registrazione, e fra gli altri chiediamo se questo sarà esteso anche alla Società dei Servizi attraverso la quale verrà gestita una parte del personale che opera nell'ambito di attività regionali, servizi forestali, e quant'altro; per quanto riguarda le istituzioni scolastiche, se l'estensione ha una calendarizzazione rapida oppure no.

Mi rendo conto che è una problematica molto vasta ed articolata, ma è un inizio di approfondimento; poi valuteremo sull'esito delle sue risposte come muoverci sulla questione che - ripeto - trova sensibili centinaia e centinaia di persone nella gestione del loro tempo di lavoro e qualcuno ci segnala come questo si sia rivelato, mentre è un vantaggio sicuramente per l'Amministrazione, un ulteriore appesantimento ed una riduzione del loro orario effettivo, cioè del loro tempo lavoro effettivo per la necessità costantemente di entrare nel sistema, di effettuare le verifiche, di lavorarci. Abbiamo avuto dei riscontri che, insomma, possono dare luogo a qualche problema. Grazie.

Président - La parole au Président de la Région, Rollandin.

Rollandin (UV) - Grazie Presidente.

Vorrei innanzitutto ricordare al collega - che ringrazio per aver posto questo tema che è di grande interesse - che una delle prime interpellanze fatte in questo Consiglio da parte sua era riferita alla timbratura, quanti timbrano, come si timbra, per capire se c'era un controllo su quello che era...per carità, è un controllo solo di presenza, non vuol dire...il resto, comunque... che almeno un controllo ci fosse, comunque, non dimentichiamo che sotto questo profilo qualche problemino lo abbiamo avuto e da allora abbiamo cercato di mettere nei vari uffici i rilevatori automatici a badge un sistema noto, non dico in tutta Italia, ma di più; quindi abbiamo cercato di fare dei passi avanti progressivamente in tal senso. Nel contempo, proprio perché era informatizzato il sistema, abbiamo cercato di trovare delle fasce orarie che fossero più facilmente utilizzabili da parte sia dei dipendenti che dell'utenza e sotto questo profilo, in accordo con le forze sindacali, abbiamo fatto quelle due fasce - mattino e pomeriggio - entro cui c'è un range in cui possono entrare, però abbiamo esteso la presenza fino alle 14, con la possibilità soprattutto per l'utenza di sapere che c'è lo sportello aperto, e quindi anche i dipendenti che vogliono recarsi nei singoli uffici hanno la possibilità di farlo nella pausa pranzo, mentre prima non era possibile. Pertanto abbiamo cercato di tener conto sia dell'utenza che dell'interesse del lavoratore.

Adesso, entrando nel merito delle singole domande, il Dipartimento del personale segnala che non sono state rilevate particolari criticità a livello operativo da parte del sistema informatico di registrazione delle presenze e assenze del personale regionale, in particolare non risulta che il sistema rilevi come assente personale in servizio nel caso di correnti operazioni di timbratura. Sono state riscontrate delle difficoltà da parte dei dipendenti nell'applicare le disposizioni relative alla timbratura e nel rispettare le corrette disposizioni previste dal contratto collettivo di lavoro, ma va ricordato che oltre alle circolari diramate nella sezione Intranet del sito regionale dedicato al sistema di rilevazione presenze, sono presenti il manuale utente, disposizioni relative alle timbrature, alle giustificazione delle uscite per servizio, trasferte, visite della "626", corsi di formazione e le risposte alle domande più frequenti sull'orario di lavoro in vigore dal 1° ottobre 2010 (il riferimento a cui facevo cenno poc'anzi). Per quanto riguarda il tempo complessivamente necessario per operazioni tecniche, questo è sicuramente ridotto rispetto alle operazioni manuali previste in precedenza, senza contare che ogni dipendente può, in ogni momento, verificare la situazione del proprio badge, rilevare eventuali anomalie ed apportarvi i correttivi necessari. Nello stesso modo si è ridotto il tempo richiesto per la gestione complessiva da parte della Regione in materia di personale. Questo non vuol dire che è a livelli ottimali, perché c'è ancora da fare, mi riferisco anche alla sua osservazione corretta del fatto che ci sono ancora troppe sedi, cioè abbiamo più di 200 postazioni di lavoro, quindi è comprensibile - non so quanto giustificabile - che ci siano ancora delle criticità, ed è la ragione per cui stiamo pensando ad una nuova struttura che riutilizzi e lasci liberi alcuni locali soprattutto in Aosta per utilizzare un palazzo regionale che risolva questa problematica.

Il punto due: ad oggi il sistema di rilevazione di presenze ed assenze IRIS si applica anche ai dipendenti dell'Agenzia del lavoro assunti con contratto privatistico, mentre non si applica agli altri dipendenti operanti in Amministrazione con contratti privatistici, quindi solo a quelli dell'Agenzia del lavoro viene applicato il sistema IRIS, mentre per gli operai e impiegati agricoli e forestali, per esempio, chiaramente non si applica il sistema IRIS. Per quanto riguarda la Società dei Servizi questa opererà in autonomia nello stabilire le modalità per la rilevazione delle presenze, se ne sta parlando, ma non è ancora deciso quale sistema potrà essere utilizzato.

"In che cosa consistano le principali differenze interpretative applicate dai singoli referenti per dipartimento e se le stesse configurino situazioni differenziate...": i referenti in materia di personale sono tenuti ad applicare le regole come da contratto e da disposizioni del Dipartimento personale. Sono emersi in effetti in passato alcuni casi di errori applicativi che abbiamo prontamente rilevato e sono stati corretti.

Punto 4: se si intenda "completare e con che tempistica" il sistema; il sistema è già attivo per tutte le istituzioni scolastiche, questo per la scuola, limitatamente al personale non docente dell'Amministrazione regionale.

Infine, a completamento dell'informazione, si segnala che sono in corso un ulteriore progetto di razionalizzazione dei processi in carico ai referenti ed il completamento delle installazioni dei rilevatori presso le sedi minori. Si segnala inoltre che è stato avviato un progetto di accentramento delle funzioni di gestione delle procedure presso il dipartimento, in linea con l'adozione del sistema centralizzato di certificati medici online e la semplificazione delle procedure di gestione delle assenze, con notevole riduzione della circolazione di documenti cartacei. La semplificazione in atto si inserisce nel progetto di innovazione, di cui sono esempi la gestione del modello 730, della dichiarazione per l'attribuzione degli assegni familiari e delle detrazioni fiscali. Sono a disposizione per eventuali ulteriori chiarimenti. Grazie.

Président - La parole au Conseiller Louvin.

Louvin (ALPE) - Mi conferma, Presidente, che si tratta di un processo complesso, difficile e - crediamo - ancora non del tutto risolto, per quanto ritengo ci sia della buona volontà nel portarsi a migliori risultati.

Io le esterno un'impressione di carattere generale, e cioè che per l'impostazione che ha avuto questo sistema e che - è vero - è assistito da circolari, manuale utente, questo sono andato anche a leggermelo, è bello articolato; insomma, è spiegato attentamente, ma è come le istruzioni del televisore o del videoregistratore, per quanto siano fatte bene ho delle difficoltà e capisco che le si possa avere. Rappresenta una complessità comunque tutto questo, che grava su molti lavoratori e assorbe tempo ed energia, e mi chiedevo se non fosse stata affrontata in modo diverso la questione...mi risulta che l'USL abbia un sistema analogo, utilizzi lo stesso sistema IRIS, ma che sia gestito in modo molto diverso con un'attività di back office più intensa da parte dell'istituzione e meno demandata all'autogestione del singolo lavoratore, che finisce per sottrarre una quantità non indifferente di tempo ed energia al tempo effettivo di lavoro e che è quello che a noi tutti interessa.

Non esprimo giudizi definitivi. Noi stiamo approfondendo, come credo sia doveroso nell'interesse di un buon funzionamento dell'Amministrazione, senza far portare la croce a chi oggi introduce delle innovazioni che scontano sempre...ecco, le innovazioni però vanno accompagnate da una tempistica adeguata e forse anche da un lavoro di informazione più intenso, perché riscontro - ogni tanto riceviamo anche copia di segnalazioni da parte dei dipendenti - un malessere abbastanza diffuso. Le chiediamo di farsi carico di questo e di cercare di smussare gli angoli dove questo debba essere fatto. Per il resto seguiamo con la massima attenzione, anche se è piuttosto un problema che ha natura di carattere sindacale nel rapporto con l'Amministrazione, ma siccome investe migliaia di lavoratori, investe anche il tempo di lavoro di questa Amministrazione, rimane una nostra particolare attenzione e particolare sensibilità alla questione, sulla quale ci riserviamo di tornare con elementi più puntuali. Grazie.