Règlement régional 12 novembre 1979, n. - Texte en vigueur
Règlement régional du 12 novembre 1979,
portant dispositions de fonctionnement des services responsables des archives et de l'enregistrement, de l'Administration régionale.
(B.O. n° 10 du 13 décembre 1979)
Subdivision des services responsables des archives et de l'enregistrement
Le bureau de l'enregistrement et de l'expédition retire et ouvre le courrier à son arrivée, expédie le courrier et enregistre toute cette correspondance, par une reproduction photographique sur microfilms; il s'occupe par ailleurs de l'enregistrement des actes de bureau (délibérations des organes régionaux, arrêtés présidentiels et des assesseurs, ordres internes de service, ordres de paiement, documents comptables, contrats, conventions, rapports, documents techniques, projets statistiques et divers), ainsi que de la conservation des bobines de microfilms correspondantes.
La classification des actes, la tenue des répertoires-index de l'enregistrement, la tenue du registre des actes, ainsi que la conservation de ces mêmes actes, sont confiées aux services d'archives par secteur, ci-après:
1) des archives courantes pour les actes de la Présidence du Conseil régional;
2) des archives courantes pour les actes des Archives du Cabinet de la présidence de la Junte régionale;
3) des archives courantes pour les actes du Secrétariat général;
4) des archives pour les actes du Bureau du personnel;
5) des archives courantes pour les actes de 1'Assessorat de l'agriculture et des forets;
6) des archives courantes pour les actes de 1'Assessorat des finances;
7) des archives courantes pour les actes de 1'Assessorat de l'industrie et du commerce;
8) des archives courantes pour les actes de 1'Assessorat des travaux publics;
9) des archives courantes pour les actes de 1'Assessorat de l'instruction publique et de la Surintendance des études;
10) des archives courantes pour les actes de 1'Assessorat de la santé et de l'aide sociale;
11) des archives courantes pour les actes de 1'Assessorat du tourisme, antiquités et beaux arts.
12) (1)
Le dépôt des archives se charge de la conservation des actes relatifs à des affaires réglées remontant à plus de dix ans.
La section séparée, appartenant au service des Archives historiques régionales, assure la conservation des actes relatifs à des affaires réglées remontant à plus de quarante ans.
La création d'archives courantes autres que celles qui sont désignées par le présent article, n'est pas autorisée.
Actes devant être conservés dans les archives courantes de secteur
Les archives courantes de secteur doivent recueillir les actes relatifs à des affaires actuellement traitées et ceux relatifs à des affaires réglées datant de moins de dix ans. Les actes relatifs aux affaires actuellement en cours et les actes relatifs aux affaires traitées, doivent être conservés séparément dans deux sections distinctes.
Conservation des actes comptables
Les archives courantes de 1'Assessorat des finances doivent regrouper, outre les actes visés ci-dessus, les documents suivants:
a) copie des budgets de prévision de la Région des dix derniers exercices;
b) copie des bilans de la Région des dix derniers exercices;
c) les registres des bilans remis par le trésorier de la Région, complétés des documents (mandats de paiement et ordres d'encaissement) concernant ces bilans, jusqu'à ce que l'on atteigne la décennie de conservation prévue, qui commence à la date d'approbation des bilans;
d) les registres comptables relatifs aux bilans;
e) les documents comptables se rapportant au compte courant posta1 de la dernière décennie;
f) les documents comptables relatifs à la comptabilité du Trésor public jusqu'à l'achèvement de conservation de dix ans, à compter de la date d'échéance de la dernière opération.
Responsabilité du personnel affecté aux services régionaux des archives et de l'enregistrement
L'archiviste en chef dépend directement du Secrétaire général, coordonne les services régionaux d'archives et d'enregistrement et contrôle leur bon fonctionnement.
Le secrétaire, chargé des services régionaux des archives et d'enregistrement, est consignataire des actes existants au dépôt des archives et responsable de leur conservation.
Il remplace l'archiviste en chef, en cas d'absence de celui-ci.
L'employé affecté a ce service, qui possède une plus grande expérience en matière d'archives et d'enregistrement, à l'intérieur de la Région, est responsable du retrait, de l'ouverture et de I'enregistrement du courrier à son arrivée, de l'enregistrement et de l'expédition du courrier à envoyer, de I'enregistrement des actes de bureau, ainsi que de l'immédiate transmission aux services des archives par secteur, de tous les actes de leur compétence.
L'employé affecté au service des archives d'un secteur, démontrant une plus grande expérience en matière de services d'archives et d'enregistrement, à l'intérieur de la Région, est le responsable d'une bonne conservation ordonnée des actes déposés dans les deux sections des services d'archives par secteur.
Le secrétaire préposé au dépôt général des archives et l'employé responsable du bureau de l'enregistrement général et de l'expédition dépendent directement de l'archiviste en chef.
Les employés responsables des services d'archives courantes de secteur dépendent directement des directeurs à la tête de ces services: ils sont contrôlés par l'archiviste en chef, lequel se doit de vérifier le bon fonctionnement du service et de remettre ai1 directeur et au secrétaire général, des rapports annuels à ce propos.
Le secrétaire consignataire du service de dépôt général des archives, en l'absence de l'archiviste en chef, est responsable du bon fonctionnement des services régionaux d'archives et d'enregistrement.
Mise sous enveloppe et expédition du courrier à envoyer
Le bureau d'enregistrement et d'expédition se charge de l'expédition du courrier, des télégrammes et des paquets selon les modalités établies par des ordres de service spéciaux.
Des fonds spécialement destinés aux dépenses d'affranchissement du courrier seront déposés par l'économe régional aux comptes de crédit ouverts au bureau de la poste principale d'Aoste.
Les autres services des archives courantes de secteur ne doivent pas expédier directement le courrier à envoyer, les télégrammes et les paquets, mais les transmettre au bureau de l'enregistrement et de l'expédition qui y pourvoira.
Ouverture du courrier à son arrivée - Enregistrement, puis distribution aux services des archives courantes par secteur - Conservation des enveloppes et des divers emballages
Indistinctement toute la correspondance et les actes, adressés à l'Administration régionale, la désignant comme destinataire, à l'exception, bien entendu, du courrier et des actes adressés personnellement aux administrateurs et aux fonctionnaires régionaux, parvenus par poste ou remis en mains propres, sont décachetés par le bureau de l'enregistrement et de l'expédition qui, après les avoir répartis par secteurs, appose le timbre prescrit mentionnant la date d'arrivée et le numéro d'enregistrement propre à chaque acte, après quoi il reproduit en double exemplaire la copie sur microfilms, de la correspondance et des actes joints à celle-ci et procède à la transmission immédiate dans les secteurs respectifs, en retirant un reçu rédigé sur les imprimés prévus à cet effet, sur lesquels il doit indiquer entre autres le nombre de lettres distribuées encore cachetées, puisque adressées personnellement aux administrateurs et aux fonctionnaires régionaux.
Sur les enveloppes adressées personnellement aux administrateurs et aux fonctionnaires régionaux, distribuées encore cachetées, doit être apposé un timbre rond, à encre grasse, portant la date d'arrivée.
Les opérations indiquées ci-dessus, sont effectuées deux fois par jour pour le bureau responsable: la première fois, le matin et une deuxième fois, l'après-midi.
Les enveloppes et les divers emballages de la correspondance reçue, une fois ouverts, sont conservés tels quels jusqu'à la fin du mois suivant celui de l'arrivée, divisés par paquets sur lesquels figurent la date d'arrivée et l'heure du décachetage.
Les administrateurs et les fonctionnaires dirigeants de 1'Administration régionale, après avoir décacheté leur correspondance personnelle, doivent transmettre sans tarder au bureau de l'enregistrement et de l'expédition les actes et la correspondance de bureau que l'expéditeur aurait éventuellement glissés dans les lettres et les plis leur étant adressés personnellement.
Enregistrement des actes de bureau
Les actes de bureau doivent être envoyés au bureau de l'enregistrement et de l'expédition, dans la journée, par les bureaux qui les ont rédigés, afin qu'ils soient enregistrés.
Le bureau de l'enregistrement et de l'expédition pourvoit à l'enregistrement de ces actes et les distribue, en même temps que le courrier reçu, aux services des archives courantes de secteur pour les opérations successives.
Distribution de la correspondance reçue, aux bureaux concernés, par les services des archives courantes de secteur
Les archives courantes de secteur, dès qu'elles ont retiré la correspondance reçue et enregistré les actes de bureau, doivent reporter sur le registre d'entrée et de sortie de la correspondance, les numéros d'enregistrement de chaque lettre et de chaque acte, classer et répertorier le courrier et les actes de bureau; joindre à chaque lettre le dossier comprenant les actes précédents; après quoi, l'ensemble est remis au responsable du secteur. Celui-ci, après avoir examiné le courrier reçu et les actes de bureau et après avoir indiqué sur chacun d'eux le bureau destinataire qui s'en chargera, remet à nouveau au service des archives courantes de secteur, les actes et le courrier en question, afin qu'ils soient distribués aux bureaux concernés, conformément aux indications apposées sur ceux-ci, en inscrivant sur le registre d'entrée et de sortie, le bureau destinataire de chaque lettre et de chaque acte, ainsi que la date d'envoi, après quoi, il dépose dans le casier, ou se trouvait précédemment le dossier à présenter, une fiche signalitique de celui-ci pour qu'on puisse rapidement le retrouver.
Pour les actes nouveaux, un dossier est constitué, à l'aide d'une chemise portant la mention du dossier ainsi que la rédaction d'une fiche identique à celle citée plus haut, qui doit être déposée dans le casier ou sera rangé le dossier.
Enregistrement et expédition du courrier à envoyer
Le courrier à envoyer, à peine signé, doit être transmis au bureau de l'enregistrement et de l'expédition, par le service des archives courantes de secteur, avec les doubles, les éventuelles pièces jointes et les dossiers correspondants contenant les précédents.
Le bureau de l'enregistrement et de l'expédition, après avoir numéroté, microfilmé et expédié la correspondance, restitue au service des archives courantes de secteur, les doubles de la correspondance expédiée et les dossiers correspondants, en retirant le reçu rédigé sur les imprimés prévus à cet effet.
Le service des archives courantes de secteur, dès qu'on lui restitue les documents visés ci-dessus, reporte sur le registre d'entrée et de sortie, par ordre croissant, les numéros d'enregistrement affectés à chaque lettre à expédier; classe et répertorie les minutes de la correspondance expédiée, qu'il envoie aux archives, ou qu'il garde en suspens, ou qu'il envoie à un autre bureau ou au bureau minutaire, d'après les indications portées sur les doubles des lettres expédiées par le fonctionnaire qui a réglé les différentes affaires.
Livres pour l'enregistrement de la correspondance confidentielle
Le chef du Cabinet de la Présidence de la Junte régionale et le secrétaire en chef du Secrétariat de la Présidence du Conseil régional, disposent d'un livre d'enregistrement de la correspondance à caractère strictement confidentiel.
Lesdits fonctionnaires, après avoir enregistré sur le livre susdit, les lettres traitant de sujets strictement confidentiels, transmettent, dans la journée, pour chaque lettre, au bureau de l'enregistrement et de l'expédition, un imprimé avec le texte suivant: «Le numéro ............................. d'enregistrement a été attribué à l'Assessorat ......................... et correspond au numéro ........................... de l'enregistrement réservé au Cabinet de la Junte régionale».
Le bureau de l'enregistrement et de l'expédition pourvoit, à son tour, à enregistrer l'imprimé en question, qu'il retransmet ensuite au bureau concerné, lequel reporte sur le livre d'enregistrement confidentiel, en correspondance avec l'enregistrement de la lettre, le numéro d'enregistrement assigné à cet imprimé, qu'il joint à la lettre en question.
Mesures urgentes - Priorité
La priorité est toujours donnée, au moment de l'enregistrement, de la distribution ou de l'expédition des actes reçus ou à envoyer, à ceux qui sont revêtus d'un caractère d'urgence (télégrammes, radiogrammes, express).
Ouverture et clôture de l'enregistrement annue1
La numérotation par ordre croissant de l'enregistrement commence le le' janvier et se termine le 31 décembre de chaque année.
Chaque année, le 31 décembre, après l'enregistrement de l'avant-dernier acte, un procès verbal doit être rédigé sur lequel figure l'enregistrement des actes de l'an ........................ qui se termine par le numéro ............................... d'enregistrement, procès-verbal signé par l'employé responsable du bureau de l'enregistrement et de l'expédition, par l'archiviste en chef et par le secrétaire général et ensuite complété en assignant le dernier numéro d'enregistrement de l'année de référence.
Classement des actes
Les services des archives courantes de secteur doivent classer les actes selon le tableau du classement en vigueur, divisé par matière comprenant la série, la catégorie et le dossier, apposant sur chacun d'eux, outre le numéro de la série, de la catégorie et du dossier, le numéro en chiffres romains ou le sigle qui seront attribués à chaque service des archives courantes de secteur.
Enregistrement des actes sur les répertoires-index d'enregistrement
Parallèlement à l'enregistrement, chaque service des archives courantes de secteur, tient un répertoire systématique dans lequel doivent être listés, selon l'ordre numérique prévu par le tableau de classement des actes, en vigueur, les dossiers et les fascicules de chaque catégorie et un répertoire alphabétique sur lequel figure la liste des établissements, des bureaux, des associations, des sociétés et des personnes qui correspondent avec la Région.
Le numéro d'enregistrement attribué à un acte, doit Etre reporté dans chaque répertoire, en correspondance avec la rubrique propre à chaque dossier ou fascicule, dans l'un; en correspondance avec le nom de l'établissement, du bureau, de l'association, de la société ou de la personne, expéditeur ou destinataire de cet acte, dans l'autre.
L'inscription des actes sur le répertoire doit être effectuée, après l'enregistrement, la rédaction sur le registre d'entrée et de sortie, la classification et avant la transmission de ces mêmes actes aux bureaux concernés ou à leur mise en attente ou à leur classement dans les affaires réglées.
Sur chaque acte répertorié, doivent être apposés, à proximité du timbre portant les éléments de la classification et le numéro d'enregistrement attribué à cet acte, deux timbres à encre rouge portant les caractères suivants «RS», «RA».
Le courrier à expédier, à transmettre au bureau de l'enregistrement et de l'expédition pour les opérations successives
Le courrier à expédier, envoyé au bureau de l'enregistrement et de l'expédition par les différents secteurs, doit y parvenir complété des dossiers et des fascicules relatifs aux actes précédents qui avaient été remis aux bureaux responsables de l'exécution des actes.
L'expédition des actes et documents (certificats, attestations, reçus, quittances) et la restitution des actes et documents (contrats devenus exécutoires, délibérations visées et approuvées) aux établissements, bureaux ou personnes, se font à partir d'une fiche de transmission, portant la minute et devant Etre signée par le chef de service responsable.
Sur les doubles des lettres à envoyer, les secrétaires doivent indiquer dans la marge, le numéro des éventuels documents à joindre à la lettre.
Au moment de la collation des lettres dactylographiées, les secrétaires, ou les personnes qui les remplacent, doivent s'assurer que l'indication visée ci-dessus, a été reportée par la dactylographe, sur la lettre à expédier; ils doivent épingler à la lettre devant être expédiée, les éventuelles pièces jointes et doivent en plus, apposer sur les doubles des lettres dactylographiés, une des indications ci-après, selon le cas:
- «ARCHIVES», s'il s'agit d'une affaire réglée.
- «MISE EN ATTENTE pour le .........», s'il s'agit d'une affaire mise en attente, car l'on attend quelque réponse, ou qui devra être traitée à nouveau dans un délai plus ou moins long;
- «AU BUREAU ............ pour ..........», s'il s'agit d'une affaire qui devra être traité par un autre bureau;
«A RETOURNER», dans le cas où ce bureau doive adopter au plus vite des mesures ultérieures.
Les indications décrites ci-dessus doivent être accompagnées de la date d'apposition et paraphées par les fonctionnaires responsables de l'affaire.
Constitution des dossiers et des fascicules
Pour la conservation ordonnée des actes, les services des archives courantes de secteur doivent répartir ceux-ci, en autant de séries, catégories et dossiers, que prévoit !e tableau de classement et créer pour chaque dossier, autant de fascicules qui seront nécessaires pour une subdivision rationnelle et pratique des actes, en utilisant des chemises pour chaque dossier et chaque fascicule.
Tous les actes concernant une même affaire ou un même objet doivent être réunis en un dossier unique et déposés aux archives du secteur compétent uniquement.
Dépôt abusif des actes dans les bureaux régionaux
I1 est interdit de déposer, même temporairement, les actes dans les bureaux.
Les dossiers, fascicules et actes en général, doivent être déposés dans 1,es services des archives courantes de secteur, en attente ou aux affaires réglées, sauf durant la période strictement nécessaire à leur examen, dans les plus brefs délais.
Les actes relatifs aux affaires réglées doivent être restitués au service des archives courantes concerné, , à peine la dernière mesure a-t-elle été effectuée.
Les actes relatifs à des affaires actuellement en cours, que les bureaux pensent ne pas pouvoir terminer dans le délai de dix jours, doivent être transmis au service des archives courantes du secteur correspondant, qui les mettra en attente pour la date établie par ces mêmes bureaux.
Les actes mis en attente doivent être rangés, par le personnel affecté aux différents services des archives courantes de secteur, dans des casiers séparés, en fonction de leur échéance et être envoyés aux bureaux correspondants à la date établie par ces mêmes bureaux, effectuant les annotations prescrites sur le registre d'entrée et de sortie.
Les échéances normales pour la mise en attente des actes sont fixées les 5, 10, 15, 20, 25, 30ème jour de chaque mois.
Extraction des différents actes des dossiers correspondants
Les services, au cours des opérations, doivent s'abstenir d'extraire des dossiers ou des fascicules les différents actes, afin d'éviter toute dispersion.
Opérations administratives du ressort des assessorats et des services régionaux, effectuées par le Cabinet de la Présidence de la Junte régionale
Les affaires et les actes relevant d'autres bureaux ou services qui, pour des motifs d'ordre confidentiel, doivent être momentanément traités par le Bureau du Cabinet de la Présidence de la Junte régionale, doivent de toute manière conserver le classement donné par le service des archives courantes de secteur, compétent en la matière.
Les affaires et les actes en question doivent être restitués au service des archives courantes de secteur, compétent en la matière, avec tous les actes, quand les motifs ne sont plus valables.
Transfert d'actes d'archives d'un assessorat ou service à un autre assessorat ou service
Le transfert des actes d'un assessorat ou service à un autre assessorat du service, doit se faire par l'intermédiaire du service des archives courantes de secteur, concerné, qui doit effectuer les opérations d'entrée et de sortie prescrites, sur le registre correspondant.
Révision annuelle des dossiers et des fascicules
Au début de chaque année, les employés responsables des services d'archives courantes de secteur, doivent réviser et ordonner à nouveau les actes déposés dans la première section (affaires actuellement traitées) en retirant tous les dossiers et fascicules relatifs aux affaires réglées au cours de l'année, dossiers qui, complétés des éventuels actes manquants, doivent être transférés dans la deuxième section (affaires réglées), après avoir microfilmé intégralement tous les dossiers et constitué les classeurs correspondants.
Elimination abusive des actes d'archives
Aucun acte ou document, de quelque nature que ce soit, de l'Administration régionale ou des organismes provinciaux supprimés, ne peut être éliminé sans l'autorisation préalable de la Junte régionale, qui intervient par délibération motivée, et sans l'autorisation de la Surintendance des archives.
Pour procéder à l'envoi au rebut, des actes dont la conservation a été déclarée inutile, on doit tout d'abord effectuer les opérations de mise au rebut prévues par les dispositions en vigueur en suivant scrupuleusement les indications contenues dans les manuels relatifs au rebut; manuels devant être rédigés par les fonctionnaires responsables de chaque service ou bureau, en accord avec le directeur de l'Assessorat et l'Archiviste en chef, dans le délai d'un an à partir de l'entrée en vigueur des dispositions présentes.
Les actes qui seront conservés pendant une durée illimitée et ceux qui seront conservés jusqu'à l'échéance de la période de trente ans au dépôt des archives, doivent être clairement indiqués dans les manuels sus dits.
Opération de mise au rebut des actes d'archives
Les employés responsables des services des archives courantes de secteur, doivent effectuer, tous les cinq ans, les opérations de mise au rebut des actes déposés dans la seconde section des services des archives, concernant des affaires qui ont été terminées depuis dix ans, séparant, en opérant un choix pondéré et méticuleux, les actes à conserver de ceux dont la conservation est devenue inutile, en tenant compte, qu'en aucun cas la mise au rebut en bloc de dossiers ou de fascicules, n'est permise.
En aucun cas, les actes, documents et registres suivants ne doivent être écartés:
- Recueil officiel des lois régionales;
- Recueil des originaux des arrêtés du Président de la Région;
- Recueil des originaux des arrêtés des Assesseurs régionaux;
- Recueil des originaux des procès-verbaux des assemblées du Conseil régional;
- Recueil de tous les extraits de procès-verbaux des assemblées du Conseil régional, munis du timbre authentique, de la Commission de coordination;
- Recueil des originaux des procès-verbaux des assemblées des Commissions du Conseil;
- Recueil des originaux des procès-verbaux des assemblées de la Junte régionale;
- Recueil des extraits des procès-verbaux des assemblées de la Junte régionale, munis du timbre authentique de la commission de coordination;
- Recueil des originaux des délibérations mises en application par le Président de la Junte régionale;
- Recueil des originaux des contrats et des conventions reçus par le Secrétaire général;
- Recueil des originaux des ordres de paiement émis par 1'Assesseur des Finances;
- Recueil des circulaires émises par la Région;
- Index chronologique et systématique des lois régionales;
- Index annuels chronologiques et systématiques des arrêtés émis par le Président de la Junte régionale;
- Index annuels chronologiques et systématiques des arrêtés émis par les assesseurs régionaux;
- Index annuels chronologiques et systématiques des délibérations adoptées par le Conseil régional;
- Index annuels chronologiques et systématiques des délibérations adoptées par la Junte régionale;
- Index annuel chronologique et systématique des délibérations adoptées par le Président de la Junte régionale;
- Répertoire des contrats reçus par le Secrétaire général;
- Index annuels chronologiques et systématiques des circulaires rédigées par la Région;
- Livres d'enregistrement;
- Répertoires-index des livres d'enregistrement;
-- Registres d'entrée et de sortie des actes d'archives;
- Budgets de la Région;
- Fiches signalétiques du personnel ayant cessé toute activité depuis plus de trente ans;
- Listes des impôts;
- Bilans de la Région remis par le Trésorier (a l'exception des mandats et des ordres d'encaissement) complétés des grands livres;
- Tableaux des restes à recouvrer et des restes à payer;
- Registres des prêts et des cautions à recouvrer et à payer;
- Registre des dépôts à la caisse régionale;
- Registre des droits de secrétariat;
- Registre des conseillers régionaux;
- Registre des assesseurs régionaux;
- Registre général des commissions nommées par la Région;
- Registre général des représentants de la Région au sein des commissions, conseils d'administration, collèges de commissaires aux comptes, comités et autres organes collégiaux;
- Registre contenant l'inventaire des biens immeubles de la Région;
- Actes relatifs à la propriété des biens immeubles de la Région;
- Registre des servitudes actives et passives et de tout autre droit relatif aux biens immeubles de la Région;
- Registre contenant I'inventaire des biens meubles de la Région;
- Registre d'inventaire des routes régionales;
- Registre d'inventaire des actes et documents de la Région;
- Recueil des décisions adoptées par la Cour des comptes à propos des bilans des collectivités locales et des établissements publics de la Vallée d'Aoste;
- Recueil des décisions adoptées par le Comité régional d'assistance et de bienfaisance publique sur les bilans des E.C.A.;
- Registres des originaux des procès-verbaux des assemblées tenues par la Junte régionale au sujet du contrôle des collectivités locales et des établissements publics;
- Registre des administrateurs municipaux;
- Registre des administrateurs des institutions d'assistance et de bienfaisance;
- Registre des trésoriers des collectivités locales et des établissements publics;
- Registre pour la notation des actes notifiés judiciairement ;
- Registre des maisons du culte sous le contrôle de la Région;
- Projets d'exécution des oeuvres publiques réalisées par la Région avec les calculs relatifs aux structures en ciment armé;
- Tableaux de classement des actes d'archives ou rubrique, même s'ils ne sont plus utilisés,
parce que remplacés par d'autres;
- Recueil des photogrammes reproduisant les actes d'archives de la Région;
- Recueil des originaux des circulaires ministérielles.
Les actes dont on estime utile la conservation ultérieure, doivent être ordonnés a nouveau et regroupés dans de nouveaux dossiers et fascicules, cousus à I'aide de fils métalliques et remis au dépôt des archives et mentionnés dans une liste en double exemplaire, portant les indications suivantes:
- numéro d'ordre de la liste;
- numéro d'ordre de chaque dossier ou fascicule (numéro qui doit être reporté au crayon sur les dossiers et les fascicules);
- objet du dossier ou du fascicule;
- date de commencement et d'achèvement de chaque dossier et fascicule;
- éléments du classement des archives;
- date de remise au dép6t des archives;
- signature de l'employé responsable du service des archives courantes par secteur qui remet le matériel;
- signature du directeur responsable de 1'Assessorat ou du chef de service.
Les dossiers et les fascicules constitués par les actes à mettre au rebut, rassemblés dans les vieux classeurs, doivent être remis au dépôt des archives, décrits sur une liste en dix exemplaires, portant les indications suivantes:
- numéro d'ordre de la liste;
- numéro d'ordre des dossiers et des fascicules (qui doit 6tre reporté sur les dossiers et les fascicules correspondants);
- objet des dossiers et des fascicules;
- éléments du classement des archives;
- nature des actes que l'on désire éliminer et les motifs de l'élimination;
- date de commencement et d'achèvement des dossiers et des fascicules;
- poids approximatif du matériel énuméré;
- date de remise du matériel au dépôt des archives;
- signature de l'employé responsable du service des archives courantes de secteur qui dépose le matériel;
- signature du directeur responsable du secteur.
Le matériel indiqué ci-dessus doit être remis au dépôt des archives sous forme de paquets numérotés par ordre croissant, munis d'une étiquette portant l'indication: «Dossiers du numéro ....................... au numéro ....................... de la liste».
Les opérations de mise au rebut des actes d'archives des organismes et des bureaux provinciaux supprimés, dont les attributions sont exercées par la Région et des actes de la Région qui ont atteint la décennie de conservation prescrite, à partir de la date de la dernière opération, doivent être terminées dans le délai de trois ans, à partir de la date d'entrée en vigueur des dispositions présentes.
Prise en charge et mise en fiches des dossiers remis au dép6t des archives
Le consignataire du dépôt des archives, à la réception des actes à conserver, remis par les services des archives de secteur, doit effectuer un contrôle minutieux de ces actes, afin de s'assurer que les opérations de mise au rebut, de reclassement, de constitution d'un nouveau dossier et d'agrafage mécanique ont été effectuées selon l'observation rigoureuse des dispositions en vigueur et d'après les indications contenues dans les manuels de mise au rebut; après quoi il retourne la copie du répertoire de dépôt, avec accusé de réception.
Le consignataire du dépôt des archives, doit enregistrer par ordre chronologique, sur le registre d'entrée et de sortie, les dossiers et les fascicules es remis par les services des archives de secteur, reportant sur chacun d'eux le numéro d'inventaire correspondant et remplir une fiche pour chaque dossier ou fascicule pris en charge, à insérer dans le fichier spécial, ordonné par matière, selon le classement adopté pour les actes d'archives.
Les dossiers et les fascicules pris en charge doivent être rangés dans des casiers, et on doit les diviser en série, en prenant garde de ne point mélanger les actes en provenance d'archives courantes de secteur avec celles qui ont été versées par d'autres archives courantes de secteur, et les ordonner suivant la numération d'inventaire, en mentionnant sur la couverture de chacun, les éléments relatifs à leur place dans les casiers, éléments devant être reportés également sur la fiche et le registre d'entrée.
Remise des actes relatifs ù des affaires réglées depuis plus de quarante ans a la section détachée du service des archives historiques de la Région
Le consignataire du dépôt des archives, après l'échéance de la période de trente ans de conservation au dépôt, des actes datant de plus de quarante ans, et avant de procéder à la remise de ceux-ci à la section détachée di1 service des Archives historiques de la Région, procède à la reproduction photographique des actes, s'ils n'ont pas été microfilmés auparavant, et pourvoit à opérer une deuxième mise au rebut de ces actes, éliminant ceux qui, après l'échéance de la période de trente ans de conservation au dépôt des archives, peuvent être remplacés convenablement suivant la procédure prévue par les dispositions en vigueur.
Remise à la Croix-Rouge italienne des actes destinés au rebut
Le consignataire du dépôt des archives, à la réception des dossiers et des fascicules contenant les actes à envoyer au rebut, remis par les services des archives courantes de secteur, effectue les contrôles réglementaires, pour s'assurer que les opérations de mise au rebut ont été exécutées ave? la rigoureuse observation des dispositions en vigueur en la matière, après quoi il remet au déposant, copie de la liste du matériel susdit, signé en guise d'accusé de réception: il transmet ensuite deux copies de la liste à la Surintendance des archives du Piémont et de la Vallée d'Aoste, pour obtenir l'autorisation prescrite; quand celle-ci est accordée, il transmet les sept autres copies au Secrétariat de la Junte régionale pour que celle-ci, par délibération, autorise la mise au rebut des actes en question.
Les dossiers et les fascicules destinés au rebut doivent être entreposés temporairement au dépôt des archives, en attendant que la décision de la Junte régionale autorisant la mise au rebut du matériel en question devienne exécutive; après quoi, le consignataire du dépôt des archives procède à la remise du matériel au comité régional de la Croix-Rouge italienne en retirant un reçu, qui doit être conservé aux archives, joint à la liste ou aux listes correspondantes.
Prélèvement d'actes dans les services des archives courantes de secteur
Les bureaux devant utiliser des actes en dépôt dans les services des archives courantes de secteur, doivent en faire la demande par écrit sur des imprimés spéciaux, en précisant les actes qu'ils entendent examiner et en transmettant leur demande au service des archives courantes compétent.
Les demandes de prélèvement des actes déposés aux archives courantes de secteur, doivent être signées par le demandeur et, une fois expédiées, rangées par les employés affectés aux différents services des archives courantes, à l'endroit occupé précédemment par les actes prélevés et ensuite restitués au moment de la récupération de ces actes.
Les demandes de prélèvement des actes en dépôt dans les archives courantes, faites par des bureaux qui ne sont pas concernés pour la rédaction des actes demandés, doivent être transmises au service des archives courantes de secteur compétent, par l'intermédiaire du directeur de secteur concerné, qui doit apposer sa signature, délivrant au préalable une autorisation.
Prélèvement d'actes du dépôt des archives
Les bureaux ayant besoin d'actes déjà pris en charge par le service du dépôt des archives, doivent en faire la demande par l'intermédiaire du service des archives courantes de secteur compétent.
Les services des archives courantes de secteur qui ont besoin de consulter des dossiers au dépôt des archives, doivent en faire la demande par écrit au consignataire du dépôt, sur les imprimés spéciaux, en double exemplaire.
Le consignataire du dépôt des archives doit satisfaire aux demandes de consultation des dossiers faites par les services des archives courantes de secteur qui ont déposé les actes constituant l'objet de la demande.
Les demandes des actes, faites par des services d'archives courantes de secteur n'ayant pas remis les actes constituant l'objet de la demande, doivent être satisfaites, uniquement si elles ont été au préalable signées par les directeurs de secteur concernés.
Les demandes des actes susdites, doivent être rangées à la place des dossiers correspondants et être restituées aux services des archives courantes de secteur, correspondants, au moment de la récupération des dossiers; les copies des demandes en question doivent être mises en attente jusqu'au jour de la restitution des actes, objets des demandes et, ensuite, conservées au service du dépôt des archives, afin de connaître, même après longtemps, les personnes, ayant consulté ces dossiers; les demandes doivent être ordonnées selon le numéro progressif d'inventaire attribué au dossier ou au fascicule.
Le consignataire du service de dépôt des archives doit enregistrer sur un registre spécial, les ' entrées et les sorties des actes déjà pris en charge par le service de dépôt et réclamer la restitution des actes prêtés pour consultation, aux services des archives courantes de secteur en ayant fait la demande, dans le cas ou ces actes ne seraient pas encore rendus dans les trente jours suivant celui de la remise des documents.
Remise et transmission des actes d'archives à des tiers
Aucun acte de 1'Administration régionale ne peut être, en principe, remis à des personnes ou à des bureaux étrangers à I'administration régionale.
Dans le cas ou, pour des raisons particulières, cela s'avèrerait nécessaire, les actes demandés, sur autorisation écrite préalable du Président de la Junte régionale ou de 1'Assesseur concerné, peuvent être remis ou transmis au demandeur.
La remise ou la transmission des actes susdits, doit, de toute manière, se faire par lettre ou par fiche de transmission enregistrées, de façon à laisser dans le dossier correspondant un document de transmission valable.
Si toutefois, l'on remet les actes au demandeur en mains propres, celui-ci doit délivrer un reçu de ces actes sur la minute de la lettre ou de la fiche de transmission.
Si les actes demandés doivent être expédiés par poste, l'expédition se fera par lettre recommandée avec accusé de réception.
La photocopie des actes à remettre ou à transmettre à des personnes ou à des bureaux étrangers à l'Administration, est obligatoire et doit être jointe à la minute de la lettre ou de la fiche de transmission.
Actes emportés hors des bureaux régionaux
I1 est interdit d'emporter hors des bureaux régionaux, même temporairement, des actes, documents et dossiers de l'Administration régionale, sauf en cas de nécessité pour des raisons strictement de service, et sur autorisation préalable du directeur du secteur concerné.
Archives courantes de secteur - Mise aux archives ou mise en attente d'actes transmis par les bureaux compétents
Les employés affectés aux archives courantes respectives de secteur, ne doivent accepter, pour les opérations successives, la mise aux archives ou la mise en attente, d'aucun acte démuni du sigle du directeur de secteur ou du fonctionnaire responsible de la rédaction de l'acte et de la date, apposés après les indications concernant sa destination.
Délivrance du reçu des actes déposés par des tiers
Les employés responsables des respectifs services des archives courantes de secteur sont autorisés à délivrer le reçu des actes de leur compétence qui leur sont consignés à la main par les intéressés.
Acceptation par le consignataire du dépôt des archives, des actes transmis par les services des archives courantes de secteur
Le consignataire di1 service de dépôt des archives doit accepter et prendre en charge, uniquement les actes remis par les services des archives courantes de secteur, qui ont atteint la période décennale de conservation dans la deuxième section de ces archives courantes de secteur, depuis la date de la deuxième opération et pour lesquels ont été effectuées les opérations de mise au rebut, de classement, de rangement dans un autre dossier, et d'agrafage mécanique prévues par l'article 21 des dispositions présentes.
Prélèvement d'actes conservés dans les archives de la Région par les administrateurs régionaux
Les assesseurs régionaux qui désirent consulter les dossiers relatifs à des affaires n'étant pas du ressort de leur assessorat, conservés dans les services des archives courantes par secteur ou au dépôt des archives, doivent envoyer une demande spéciale à 1'Assesseur ou au directeur de l'Assessorat concerné, lesquels délivrent une autorisation de demande, sans laquelle le responsable des archives contenant les actes en question ne doit pas remettre ceux-ci au demandeur.
Les conseillers régionaux qui désirent consulter des dossiers conservés dans les archives courantes de secteur ou au dépôt des archives, ou bien prendre en consigne une ou plusieurs copies de documents de la Région (budgets, bilans, extraits de délibérations émanant des organes régionaux, ou autres documents) doivent en faire spécialement la demande à 1'Ascesseur ou au directeur de l'Assessorat concernés, lesquels délivrent l'autorisation de demande, sans laquelle le responsable des archives, contenant les actes en question, ne doit pas remettre ceux-ci au demandeur.
Consultation des actes d'archives par des tiers
L'autorisation de consultation, pour des tiers, d'actes d'archives, est délivrée par le Secrétaire général.
Pour les actes soumis aux restrictions prévues par les dispositions en vigueur (articles 21 et 22 du D.P.R. n° 1409, du 30 septembre 1963), le Secrétaire général, après avoir entendu l'avis de la Junte régionale, pourvoit à instruire l'affaire visant à obtenir l'autorisation ministérielle prescrite.
Accès aux locaux réservés aux services des archives et d'enregistrement - Restrictions
L'accès aux locaux destinés aux services des archives et d'enregistrement est interdit à toute personne étrangère aux services et à leur surveillance.
L'acheminement des actes à distribuer aux bureaux régionaux et la récupération de ceux-ci, des bureaux régionaux pour les remettre aux services des archives courantes de secteur, se font par l'intermédiaire des huissiers, selon les dispositions notifiées a l'aide d'ordres de service spéciaux.
(1) Numéro déjà ajouté par l'article 1er du règlement régional n° 1 du 3 mai 1983 et, en dernier ressort, abrogé par la lettre c) du 2e alinéa de l'article 11de la loi régionale n° 3 du 21 janvier 2003.
(2) Alinéa déjà ajouté par l'article 2 du règlement régional n° 1 du 3 mai 1983 et, en dernier ressort, abrogé par la lettre c) du 2e alinéa de l'article 11de la loi régionale n° 3 du 21 janvier 2003.