Règlement régional 5 juin 1978, n. - Texte originel
Règlement régional du 5 juin 1978,
portant instructions administratives et comptables pour le bureau régional de coordination pédagogique de l'école maternelle, les circonscriptions scolaires, les instituts d'instruction secondaire et artistique et pour les districts scolaires de la Région.
(B.O. n° 6 du 7 juillet 1978)
Chapitre I
ATTRIBUTIONS ADMINISTRATIVES ET COMPTABLES
Conseil de circonscription d'institut et conseil de gestion des écoles maternelles
Le conseil de circonscription d'institut et le conseil de gestion des écoles maternelles visés à l'art. 16 de la loi régionale n° 45 du 21 juin 1977, délibèrent le budget, les éventuelles modifications et le compte général de clôture et disposent selon l'emploi des moyens financiers, pour ce qui concerne le fonctionnement administratif et didactique, dans les matières et avec les modalités indiquées dans les articles 6 et 30 du D.P.R. n° 416 du 31 mai 1974.
Le conseil de circonscription ou d'institut et le conseil de gestion des écoles maternelles délibèrent en outre :
a) la radiation des crédits reconnus absolument inexigibles;
b) l'élimination des inventaires et l'éventuelle vente des objets, meubles, devenus inutilisables et que l'on ne doit pas conserver ultérieurement;
c) la limite de la somme d'argent que le directeur didactique, le directeur de l'établissement ou la coordinatrice sont autorisés à dépenser directement pour l'achat de matériel de consommation, pour des renouvellements et des complètements de modeste importance du matériel scolaire. technique et scientifique, y comprises les dotations de livres et de publications périodiques, dans le domaine des affectations de budget pour les dépenses courantes;
d) le montant du fonds d'anticipation pour ]es petites dépenses ::u secrétaire de circonscription scolaire ou de l'institut ou du bureau régional de coordination pédagogique de l'école maternelle;
e) la désignation de l'organisme ou de l'institut de crédit qui devra s'acquitter du service de caisse sur la base d'une expresse convention;
f) l'acceptation de legs et de donations, sauf pour les immeubles.
Doivent être maintenues les attributions du collège des enseignants visées à l'art. 4 du suscité D.P.R" n° 416 du 31 mai 1974 et du collège des enseignantes des écoles maternelles visées à l'art. 14 de la loi régionale n° 45 du 21 juin 1977.
Les délibérations du conseil de circonscription ou d'institut et du conseil de gestion des écoles maternelles sont immédiatement exécutives sauf pour les cas prévus à l'art. 55 des présentes instructions.
Président du conseil de circonscription ou d'institut et du conseil de gestion
Le conseil de circonscription ou d'institut et du conseil de gestion des écoles maternelles élisent en leur sein, parmi les représentants des parents des élèves, un Président.
On peut aussi élire un vice-président, choisi également parmi les représentants des parents des élèves.
En cas d'empêchement ou d'absence du président le remplace le vice-président, ou si ce dernier manque, le conseiller le plus ancien.
Le Président :
a) convoque et préside le conseil;
b) confie les fonctions de secrétaire du conseil à un membre de ce même conseil;
c) authentifie, avec sa signature, les procès-verbaux des séances rédigés par le secrétaire du conseil sur un registre à pages numérotées précédemment.
Junte exécutive
Le conseil de circonscription ou d'institut et le conseil de gestion des écoles maternelles élisent en leur sein une junte exécutive formée selon les dispositions visées à l'art. 5 de la loi régionale n° 47 du 5 novembre 1976 et à l'art. 16 de la loi régionale n° 45 du 21 juin 1977.
De la junte font partie le directeur didactique, ou le directeur d'établissement ou la coordinatrice pédagogique, qui la président et le chef des services de secrétariat qui exerce aussi les fonctions de secrétaire de cette même junte.
La junte:
a) a pouvoir de proposition pour les matières déférées à la compétence du conseil de circonscription ou d'institut et du conseil dc gestion des écoles maternelles des articles 6 et 30 du D.P.R. n° 416 du 31 mai 1974;
b) prédispose le budget et les éventuelles modifications. ainsi que le compte général de clôture;
c) prépare les travaux du conseil et définit les temps et les molalités d'exécution des délibérations de celui-ci;
d) désigne en son sein la personne qui, avec le directeur didactique ou le directeur d'établissement ou la coordinatrice pédagogique et le secrétaire de circonscription ou de l'institut ou bureau régional de coordination pédagogique de l'école maternelle, signe les ordres d'encaissement et de payement;
e) nomme en son sein aussi le membre qui en cas d'empêchement ou absence de la personne nommée aux termes de la précédente lettre remplace cette dernière.
Directeur didactique - directeur d'établissement
- coordinatrice pédagogique
La matière administrative et comptable est du ressort du directeur didactique ou du directeur d'établissement ou de la coordinatrice pédagogique:
a) la représentance de circonscription ou de l'institut ou du bureau régional de coordination pédagogique de l'école maternelle;
b) de présider la junte exécutive;
c) de veiller à l'exécution des délibérations prises par le conseil de circonscription ou d'institut ou par le conseil de gestion de l'école maternelle;
d) d'engager et ordonner, dans les limites des affectations du budget, les dépenses délibérées par le conseil de circonscription ou d'institut et par le conseil de gestion des écoles maternelles;
e) de signer, avec un membre de la junte exécutive et le secrétaire de la circonscription ou de l'institut ou du bureau régional de coordination pédagogique de l'école maternelle, les ordres d'encaissement et de payement et tout autre acte comptable qui comporte un engagement de dépenses;
f) prendre en consigne les biens immeubles et les biens meubles improductifs en usage à la circonscription ou à l'institut et aux écoles maternelles régionales;
g) effectuer les dépenses prévues à la lettre c) du 2ème alinéa de l'art. 1.
Devant des exigences extraordinaires et inajournables le directeur didactique ou le directeur d'établissement ou la coordinatrice pédagogique peuvent adopter, aux termes de l'art. 3, lettre l), du D.P.R. n° 417 du 31 mai 1974, les dispositions d'urgence purement nécessaires et celles exigées pour garantir la sûreté de l'école.
Des dispositions adoptées, le directeur didactique ou le directeur d'établissement ou la coordinatrice pédagogique informent immédiatement le surintendant aux études et, si ces mêmes dispositions concernent les matières de ressort du conseil de circonscription ou d'institut ou du conseil de gestion des écoles maternelles, ils doivent en exposer les motifs au conseil même, à la première assemblée, pour les éventuelles délibérations de compétence.
Avant de donner cours aux dépenses délibérées par le conseil de circonscription ou d'institut et par le conseil de gestion des écoles maternelles, le directeur didactique, le directeur d'établissement et la coordinatrice pédagogique vérifient que les délibérations des dépenses ne soient pas en contraste avec les dispositions de lois ou de règlements en vigueur.
Des délibérations de dépenses retenues irrégulières ou illégitimes, le directeur didactique, le directeur d'établissement et la coordinatrice pédagogique en décident le réexamen de la part du conseil de circonscription ou d'institut ou du conseil de gestion des écoles maternelles.
En cas d'absence ou d'empêchement du directeur didactique ou du directeur d'établissement ou de la coordinatrice pédagogique lesdites attributions sont exercées par l'enseignant visée au dernier alinéa de l'art. 3 du D.P.R. n° 417 du 31 mai 1974.
Secrétaire
Le secrétaire de circonscription ou de l'institut ou du bureau régional de coordination pédagogique de l'école maternelle:
? fait partie de la junte exécutive et exerce aussi les fonctions de secrétaire;
? s'occupe des services administratifs, selon les critères établis par le conseil de circonscription ou d'institut ou par le conseil de gestion des écoles maternelles et les directives du directeur didactique ou du directeur d'établissement ou de la coordinatrice pédagogique;
? il est préposé aux services de comptabilité et d'économat et, dans l'exécution de ce service, il est personnellement responsable des sommes reçues par anticipation de la régularité aussi des payements et des recouvrements, jusqu'à ce qu'il n'ait obtenu une régulière décharge de la part de son conseil respectif;
? signe avec le directeur didactique ou le directeur d'établissement ou la coordinatrice pédagogique et un membre de la junte exécutive, les ordres d'encaissement et de payement;
? pourvoit aux liquidations et aux payements.
Le secrétaire veille que soient tenus en ordre:
a) les livres des inventaires visés au chapitre II;
b) les livres visés à l'art. 50 et ceux des ateliers et ceux des laboratoires;
c) le livre du personnel titulaire et non titulaire;
d) le livre des absences du personnel;
e) le livre relatif au fonds d'anticipation pour les petites dépenses;
f) tous les livres que la gestion administrative de l'école pourra exiger.
En outre il est du ressort, du secrétaire, de garder les imprimés et les articles de bureau.
Dans les cas d'absence ou d'empêchement le secrétaire est remplacé par un employé du secrétariat de circonscription ou d'institut ou du bureau régional de coordination pédagogique du niveau plus élevé, ou à niveau égal, par le titulaire de service le plus ancien.
Conseil scolaire de district
Le conseil scolaire de district délibère le règlement interne, le budget, les éventuelles modifications, le compte général de clôture et dispose d:l'cmploi des moyens financiers pour les exigences du fonctionnement et des programmes des activités prévues à l'art. 12 du D.P.R. n° 416 du 31 mai 1974.
Le Conseil scolaire de district a en outre les attributions visées aux lettres a), b), d), e), f), du 2ème alinéa du précédent art. l.
L'anticipation du fonds pour les petites dépenses est faite au secrétaire du conseil ou à l'employé visé au dernier alinéa du présent article.
Le conseil désigne aussi dans son sein la personne qui, avec le président, signe les ordres d'encaissement et de payement.
Les taches de bureau sont exercées par le personnel visé à l'article 5 de la loi régionale n° 55 du 8 août 1977.
Président du conseil scolaire de district
Le conseil scolaire de district élit parmi ses membres un président.
En cas d'empêchement ou absence du président, le remplace le vice-président, si nommé, ou le conseiller le plus ancien.
Le Président :
a) a la représentance du district;
b) convoque et préside le conseil;
c) attribue les fonctions de secrétaire du conseil a un des membres du conseil même;
d) authentifie, avec sa signature, les procès-verbaux des séances rédigés par le secrétaire du conseil sur un livre à pages numérotées précédemment;
e) signe, avec un autre membre désigné par le conseil, les ordres d'encaissement et de payement;
f) maintient les rapports avec la Région, les communes et les communautés de montagne auxquelles appartient le territoire du district et aussi avec le bureau scolaire régional et avec les institutions scolaires et éducatives opérant sur le territoire du district;
g) préside la junte exécutive visée à l'article suivant.
Junte exécutive du conseil scolaire de district
Le conseil scolaire de district peut élire, parmi ses membres, une junte exécutive.
Elle:
- prépare les travaux du conseil scolaire de district;
- fixe l'ordre du jour;
- veille à l'exécution des délibérations du conseil;
- prédispose le budget et les éventuelles modifications et également le compte général de clôture
Commissaire extraordinaire
En cas de dissolution des conseils de circonscription ou d'institut ou du conseil de gestion des écoles maternelles et en cas de nouvelles institutions, jusqu'à ce que lesdits conseils ne se soient pas installés, et également en cas de dissolution du conseil scolaire de district, le surintendant aux études, après avoir entendu le conseil scolaire régional, nomme un commissaire pour l'administration extraordinaire.
Sont du ressort de ce dernier les attributions visées, respectivement aux articles l, 2, 3, 6, 7, et 8. Le commissaire extraordinaire signe, avec le directeur didactique ou le directeur d'établissement où à la coordinatrice pédagogique et au secrétaire de la circonscription ou de l'institut ou du bureau régional de coordination pédagogique de l'école maternelle, les ordres d'encaissement, de payement et n'importe quel autre acte comptable qui comporte un engagement de dépenses.
Délibérations et procès-verbaux des délibérations
Les procès-verbaux des assemblées des organes collégiaux visés aux précédents articles l et
6 et aussi des respectives juntes et les procès-verbaux des délibérations doivent contenir les indications suivantes:
1) le jour, mois, année et lieu de réunion;
2) les arguments à l'ordre du jour, sur lesquels le conseil est appelé à délibérer;
3) l'attestation que la convocation des conseillers a été faite selon la loi;
4) si la séance a été publique ou non;
5) les noms des conseillers présents et ceux absents, avec l'indication pour ces derniers si l'absence a été justifiée;
6) le titre et le nom de qui assume la présidence, en indiquant le cas échéant, le motif pour lequel la présidence a été assumée par une personne diverse du président;
7) l'indication de qui fait fonction de secrétaire;
8) les points principaux de la discussion;
9) le système de votation adopté;
10) le nombre des votants, le nombre des votes favorables et contraires et le nombre des bulletins blancs ou nuls;
11) les noms des conseillers qui se sont abstenus;
12) pour les délibérations concernant les personnes, l'indication que l'on a procédé à scrutin secret;
13) pour les questions concernant des personnes, l'indication que l'on a procédé à scrutin secret et en consultation secrète;
14) la délibération, complétée par les motivations et du dispositif, s'il s'agit de délibérations concernant des achats, de la délibération doivent résulter les indications visées à l'art. 38 du règlement présent;
15) s'il s'agit de délibérations comportant des modifications ou de révocations, des précédentes délibérations d'exécutions, la mention claire et explicite de la révocation ou modification, aux termes de l'art. 12 suivant;
16) l'attestation de la lecture et approbation du procès-verbal;
17) la signature, à l'original, du président et du secrétaire;
18) la publication au panneau d'affichage de l'école ou du district.
Chaque membre des organes collégiaux v1se au premier alinéa a le droit que dans le procès-verbal on mentionne brièvement ses éventuelles déclarations.
En vue de l'exercice de la surveillance, visée à l'article 15 de la loi régionale n° 47 du 5 novembre 1976, les directeurs didactiques, les directeurs d'établissement et la coordinatrice pédagogique, enverront au bureau scolaire, en double copie, les délibérations du conseil de circonscription ou d'institut et du conseil de gestion des écoles maternelles dans les vingt jours suivant leur adoption de la part des organes susnommés.
En vue de l'exercice de la surveillance visé au 1er et au 3ème alinéa de l'art. 9 de la loi régionale n° 55 du 8 août 1977, le président du conseil scolaire de district veillera à l'envoi au bureau scolaire de la copie des délibérations adoptées par cet organe collégial.
Délibérations comportant des dépenses
Les délibérations qui comportent des dépenses doivent indiquer le montant de celles-ci, l'imputation y relative au budget et les modalités de liquidation.
Pour les délibérations concernant des achats doivent être respectées les dispositions visées à l'art. 38 du règlement présent.
Délibérations de modifications et révocation de celles précédentes
Est admise la modification et la révocation d'une délibération de la part de l'organe qui l'a assumée, pourvu que la modification ou la révocation soit mentionnée explicitement dans la délibération.
Recueil des délibérations
Toutes les délibérations doivent être numérotées progressivement par année civile. en ordre chronologique et enregistrée sur un livre exprès selon leur numéro progressif.
Publications des délibérations
Les délibérations et les avis doivent être publiés moyennant affichages sur un panneau spécial de l'école ou du district, dans les huit jours suivant la date de la délibération et durant dix jours consécutifs.
Les procès-verbaux et tous les actes écrits préparatoires sont déposés dans le bureau du secrétariat de la circonscription ou institut, dans le bureau régional de coordination pédagogique de l'école maternelle dans le bureau du secrétariat du district.
Le compte général de clôture, le budget et ses modifications, durant la publication de la délibération y relative, restent déposés au secrétariat de la circonscription ou de l'institut, du bureau régional de coordination pédagogique de l'école maternelle et du district à disposition du public.
Le directeur didactique, le directeur d'établissement, la coordinatrice pédagogique et le président du conseil scolaire de district sont responsables de la publication.
Chapitre II
PATRIMOINE ET INVENTAIRE
Biens
Les biens se distinguent en :
a) immeubles;
b) meubles productifs (titres et valeurs publics et privés);
c) meubles improductifs.
Les biens peuvent appartenir au patrimoine de la Région, de l'Etat et des Collectivités locales et sont accordées en usage aux circonscriptions et instituts scolaires, aux écoles maternelles régionales et aux districts scolaires.
A ce propos on observe les dispositions données par les collectivités propriétaires.
Inventaire
Les biens meubles s'inscrivent dans les inventaires en ordre chronologique avec numération progressive et ininterrompue et avec l'indication de tous les éléments aptes à établir la provenance, la consistance, l'état de conservation, la valeur et la rente.
Chaque objet doit être marqué avec le numéro progressif avec lequel il a été inscrit à l'inventaire.
Sont décrits dans des livres spécifiques distincts aussi-bien les livres et le matériel bibliographique que les biens immeubles.
Au moins une fois par an les circonscriptions, les instituts et le bureau régional de coordination pédagogique de l'école maternelle doivent procéder à la reconnaissance par inventaire des biens.
De telles opérations doivent résulter d'un procès-verbal fait à cet effet.
Valeur des biens inventoriés
A chaque objet inscrit en inventaire est attribué une valeur qui correspond au prix de facture, pour les objets achetés; au prix de cout, pour ceux produits dans l'institut, au prix d'estime, pour ceux reçus en don.
Les titres de la dette publique, ceux garantis par l'Etat et les autres valeurs publiques et privées s'inscrivent à leur valeur nominale avec l'indication de la rente et de l'échéance y relative.
Biens exclus de l'inventaire
On n'inscrit pas en inventaire les objets fragiles et de consommation facile, c'est-à-dire ces matériels qui par l'usage continu sont destinés à se détériorer rapidement.
On n'inventaire pas, aussi, bien qu'ils doivent être conservés selon les manières en usage, les annuaires, les rôles d'ancienneté, les bulletins officiels, les revues et autres publications périodiques de n'importe quel genre qui, selon l'avis du directeur didactique ou du directeur d'établissement, ou de la coordinatrice pédagogique, sont retenues de valeur éphémère.
Modifications et factures
N'importe quelle modification en augmentation ou en réduction du patrimoine mobilier délibéré par le conseil de circonscription ou d'institut et par le conseil de gestion de l'école maternelle, est notée dans l'inventaire en ordre chronologique.
Sur les factures concernant l'achat des matériels soumis à inventaire est indiqué le numéro d'ordre sous lequel ces mêmes matériels ont été enregistrés. A celle-ci est, en outre, annexé le procès-verbal de réception rédigé par une commission technique créée à cet effet nommée par le conseil de circonscription ou institut ou par le conseil de gestion des écoles maternelles.
Elimination des biens de l'inventaire
Le matériel manquant par vol et en cas de force majeure ou rendu inutilisable, est éliminé de l'inventaire.
Aux délibérations adoptées aux termes des articles 1 et 6 on doit joindre copie de la dénonce présentée aux autorités locales de sureté publique, s'il s'agit de matériel manquant par vol, ou le procès-verbal rédigé par la commission visée au dernier alinéa de l'article précédent, en cas de matériel rendu inutilisable, qui est cédé lorsqu'il est possible, à prix d'estime.
Aucun objet inventorié ne peut être détruit ou cédé ou vendu sans la préventive autorisation de l'Assessorat régional à l'instruction publique auquel doivent être avancées les propositions motivées y relatives.
Garde des biens
La garde des titres et des valeurs est confiée à l'entreprise ou à l'institut de crédit qui s'acquitte du service de caisse.
Les biens immeubles et les biens meubles, au contraire, sont pris en charge avec la tâche d'y veiller, par le directeur didactique ou par le directeur d'établissement ou par la coordinatrice pédagogique ou par le président du district. La prise en charge s'effectue au moyen des inventaires.
Quand le directeur didactique ou le directeur d'établissement ou la coordinatrice pédagogique ou le président du district sont relevés de leur charge, le passage de gestion a lieu au moyen d'une reconnaissance générale des biens en contradictoire entre le consignataire sortant où ses défenseurs et le consignataire remplaçant avec l'intervention du président des respectifs conseils. Le Surintendant aux études peut disposer, s'il le faut, l'intervention d'un fonctionnaire du bureau scolaire.
Garde du matériel didactique, technique et scientifique des cabinets, des laboratoires et des ateliers
La garde du matériel didactique, technique et scientifique des cabinets, des laboratoires et des ateliers est confiée, par le directeur didactique ou par le directeur d'établissement ou la coordinatrice pédagogique, aux enseignants respectifs au moyen de listes descriptives et remplies en double exemplaire soussignées par le directeur didactique ou par le directeur d'établissement ou par la coordinatrice pédagogique et par l'enseignant intéressé, qui répond de la conservation du matériel qui lui a été confié. L'opération devra résulter d'un procès-verbal spécial.
Lorsque plusieurs enseignants doivent se servir du même cabinet et de la même collection ou des différents laboratoires, la direction est du ressort de l'enseignant le plus ancien, sauf si le directeur didactique ou le directeur d'établissement ou la coordinatrice pédagogique retiennent de disposer d'une autre manière.
L'enseignant, quand il est muté ou cesse le service, a 1c devoir de remettre au directeur didactique ou au directeur d'établissement ou à la coordinatrice pédagogique le matériel scolaire, technique et scientifique qu'il avait en garde.
En cas de décès de l'enseignant, le directeur didactique ou le directeur d'établissement ou la coordinatrice pédagogique fait la reconnaissance du matériel à la présence d'un héritier.
Chapitre III
BUDGET
Moyens financiers
Les moyens financiers dont les circonscriptions et les instituts scolaires d'instruction secondaire et artistique, le bureau régional de coordination pédagogique de l'école maternelle et les districts disposent sont constitués :
a) par la contribution de la Région;
b) par 1a contribution dc l'Etat, des collectivités et des particuliers;
c) par les rentes résultant de legs et donations;
d) par n'importe quel don ou rentrée.
Exercice financier
L'exercice financier a une durée annuelle et coïncide avec l'année scolaire.
Pour les encaissements et les versements des recettes vérifiées et pour les payements des dépenses engagées entre le 31 décembre, la clôture des comptes est différée au 31 janvier suivant.
Budget
Le budget est obligatoire. Il comprend les sommes que l'on prévoit encaisser et celles que l'an prévoit payer durant l'exercice financier auquel se réfère ce même bilan.
Toute gestion en dehors du budget est défendue.
Accomplissements
Entre le 10 octobre de chaque année la junte exécutive visée aux articles 3 et 8 dresse le budget relatif à l'année suivante et le présente, accompagné d'un rapport explicatif de chaque dotation, au conseil respectif.
Ensuite le conseil délibère le budget, qui doit être envoyé à la Surintendance aux études, pour l'approbation, entre le 31 octobre avec le rapport de la junte et deux copies de la délibération y relative de ce même conseil.
Situation financière
Au budget doit être uni un aperçu à partir duquel résulte la situation financière prévue au 31 décembre de l'exercice financier en cours, tout en maintenant l'obligation de la part du directeur didactique, du directeur d'établissement, de la coordinatrice pédagogique et du président du district d'envoyer à la Surintendance aux études entre le 15 janvier la situation financière qui effectivement a été déterminée le 31 décembre précédent.
Exercice provisoire
Lorsque le budget n'a été approuvé par le Surintendant aux études avant le début de l'exercice financier, la circonscription, l'institut scolaire, le bureau régional de coordination pédagogique de l'école maternelle ou le district sont autorisés, pour une période maximum de quatre mois, à effectuer les dépenses inajournables dans les limites de 1/12 pour chaque mois, des dotations définitives de l'exercice précédent.
Structure du budget
Les recettes et les dépenses introduites dans le budget sont classées dans les titres suivants:
a) recettes et dépenses courantes (ou de fonctionnement);
b) recettes ou dépenses en capital (ou d'investissement);
c) recettes et dépenses pour les comptes d'ordre.
L'unité minimum fondamentale du capital est le chapitre. Le numérotage des chapitres peut être discontinu.
Les recettes et les dépenses doivent être imputées au budget pour leur montant intégral.
Recettes et dépenses courantes
Les recettes courantes comprennent:
a) les intérêts actifs;
b) les financements de la Région;
c) les contributions d'Etat, des autres collectivités et des particuliers;
d) les autres recettes.
Les dépenses courantes comprennent :
A) les dépenses de fonctionnement administratif et scolaire;
B) les dépenses pour les activités visées aux articles 6, 12 et 30 du D.P.R. n° 416 du 31 mai 1974 comprises celles financées par des fonds accordés avec une destination obligatoire.
Recettes et dépenses en capital
Les recettes en capital comprennent les contributions que la Région, l'Etat, les collectivités ou les privés accordent pour les dépenses d'investissement.
Les dépenses en capital comprennent les dépenses pour l'achat et le renouvellement de l'équipement didactique, scientifique et technique, et également pour l'installation de bibliothèques et les matériels audio-visuels.
Les comptes d'ordre
Les comptes d'ordre comprennent les recettes et les dépenses qui s'effectuent pour compte de tiers et qui pour cela constituent, en même temps. une dette et un crédit pour la circonscription, l'institut scolaire, le bureau régional de coordination pédagogique de l'école maternelle et le district.
Fonds de réserve
Au budget doit être inscrit, parmi les dépenses, un fonds de réserve pour pourvoir aux nécessités en augmentation qui peuvent se manifester au cours de l'exercice.
Sur ledit fonds ne peuvent être émis des mandats de payement, mais il doit servir à intégrer au moyen de virements, les dotations des autres chapitres des budgets.
Boni d'administration
En cas d'application d'un boni présumé d'administration au budget doit être aussi démontrée la condition de l'exigibilité des restes à recouvrer. Des fonds y relatifs on ne peut pas disposer durant l'exercice, sinon après avoir démontré par la délibération qui approuve le compte général de clôture du dernier exercice, l'effective disponibilité du boni appliquée au budget.
Le conseil de circonscription ou d'institut, le conseil de gestion des écoles maternelles et le conseil scolaire de district délibèrent aussi les modifications du budget dépendant de l'augmentation du boni résultant du compte général de clôture du dernier exercice par rapport au boni présumé visé au premier alinéa du présent article.
Sur le fonds de boni d'administration peuvent être proposés des prélèvements seulement pour effectuer des dépenses d'investissement ou des dépenses de caractère extraordinaire.
Modifications du budget
Le conseil de circonscription ou d'institut, le conseil dc gestion des écoles maternelles et le conseil scolaire de district délibèrent les modifications du budget qui se sont rendues nécessaires au précédent article 34 ou en conséquence de nouvelles recettes vérifiées en augmentation ou en réduction.
Aux modifications du budget on prévoit, en outre, avec le prélèvement du fonds de réserve et avec des virements des fonds des chapitres de dépenses qui présentent une disponibilité.
Les délibérations concernant les modifications du budget peuvent être adoptées seulement après l'approbation du budget, mais pas après le 30 novembre.
Les virements en réduction sur les fonds à destination obligatoire ne sont pas permis.
Les organes collégiaux visés au présent règlement ne peuvent pas délibérer des engagements de dépenses sur les fonds étant objets de modification du budget avant que la délibération y relative ait été approuvée aux termes de l'art. 55 suivant.
Dépenses excédant les dotations du budget
Aucune dépense ne peut être effectuée si elle n'est pas contemplée au budget et ne doit pas dépasser la limite de la dotation approuvée y relative.
Puisqu'aucun ordre de dépense ne peut avoir cours sinon dans les limites des dotations du budget, le secrétaire doit tenir le compte exact des engagements pris à l'acte de l'émission des bons d'ordre, évitant que l'an dépasse les limites de dépense autorisés, ou que soient transférés sur la compétence des exercices futurs les payements des fournitures ordonnées et exécutées dans les exercices précédents, quand la relative dotation du budget est déjà épuisée.
Les membres du conseil de circonscription et d'institut, du conseil de gestion des écoles maternelles et du conseil scolaire de district, et aussi des respectives juntes exécutives, répondent personnellement pour les dépenses dépassant les dotations et pour celles délibérés illégitimement.
Restes
Les recettes vérifiées, mais non encaissées durant l'exercice et les dépenses légalement engagées et non payées constituent, respectivement, les restes à recouvrer et à payer.
La gestion des restes doit être tenue distincte de celle de la compétence.
Il n'est pas permis d'inscrire parmi les restes des années précédentes sommes qui n'ont pas été comprises dans la compétence des relatifs exercices financiers.
Les nouvelles parties non incluses dans les restes vérifiés doivent être imputées aux chapitres y relatifs de la compétence.
Achats
Les achats doivent former objet de délibération spécifique de la part du conseil de circonscription ou d'institut scolaire, du conseil de gestion des écoles maternelles ou du conseil scolaire de district, de laquelle doivent apparaitre les moyens de financement, l'équipement à acheter avec leur destination. le prix unitaire (y compris la T.V.A.) et les chapitres d'imputation de la dépense.
A la délibération doivent être joints les documents suivants :
a) l'aperçu comparatif du directeur et les offertes d'au moins trois sociétés consultées;
b) le rapport du directeur didactique ou du directeur d'établissement ou de la coordinatrice pédagogique ou du président du conseil scolaire de district avec l'indication des motifs des achats et dc choix, du nombre, du type, des qualités et des destinations et de l'équipement existant déjà. Dans le même rapport, pour l'équipement demandant la disponibilité de locaux spéciaux et d'enseignants particulièrement qualifiés doivent être signalées, analytiquement, les indications y relatives.
N'est pas obligatoire l'acquisition des devis d'au moins trois sociétés pour les fournitures de marchandises à prix conventionnel avec l'Inspection générale dc l'Etat ou d'objets ou installations produits exclusivement par une société.
Ne sont pas soumises aux procédures les dépenses que le directeur didactique ou le directeur d'établissement ou la coordinatrice pédagogique des écoles effectuent pour les buts visés à la lettre c) du second alinéa de l'art. l.
Quand durant l'exécution d'une fourniture, se vérifie l'opportunité où la nécessité de dépasser les limites de dépenses préétablies, le directeur didactique ou le directeur d'établissement ou la coordinatrice pédagogique (ou le président du conseil scolaire de district) devront faire la délibération prévue d'autorisation et de financement pour l'augmentation de la dépense.
Chapitre IV
SERVICE DE CAISSE
Organisme ou institut tenant la caisse
Le service de caisse doit être rempli par un seul organisme ou institut de crédit, qui prend aussi en garde des valeurs, sur la base d'une convention. Elle doit prévoir la reconnaissance, par rapport à la circonscription ou à l'institut scolaire, du bureau régional de coordination pédagogique de l'école maternelle ou du district, des conditions les plus favorables.
Ne sont pas permis les dépôts de sommes sur d'autres comptes ou sur des livrets séparés.
Ordres d'encaissement
Toutes les recettes sont versées directement à l'organisme ou à l'institut de crédit au moyen d'ordres d'encaissement numérotés progressivement.
L'institut qui encaisse, pour chaque somme touchée, relâchera une quittance la détachant d'un carnet à souche qui lui sera donné par la circonscription ou l'institut scolaire, par le bureau régional de coordination pédagogique de l'école maternelle ou par le district scolaire.
Versement des élèves
Le recouvrement des contributions et des dépôts de n'importe quelle nature que les élèves doivent verser est effectué au moyen du service des comptes courants postaux.
Les sommes versées sur le compte courant postal, sur lequel ne peuvent être ordonnés des payements, sont transférées au moins tous les trimestres sur le compte courant auprès de l'organisme ou l'institut tenant la caisse.
Ordres de payement
Tous les payements sont effectués au moyen d'ordres dc payements numérotés progressivement.
Indications sur les ordres d'encaissement et sur les mandats
Les ordres d'encaissement et les mandats doivent indiquer :
a) l'exercice auquel ils se réfèrent;
b) le numéro d'ordre progressif;
c) le titre, le chapitre du budget sur lequel ils ont émis et se réfèrent à la compétence ou aux restes;
d) le prénom et le nom du débiteur et du créancier;
e) le cause de l'encaissement ou du payement;
f) la somme à encaisser ou à payer;
g) la date d'émission;
h) les éléments essentiels des actes d'autorisation et des documentations de la dépense.
Emission des ordres d'encaissement et des mandats
Les ordres d'encaissement et les mandats sont remplis en original et copie.
L'émission des ordres d'encaissement et des mandats doit être faite dans un ordre purement chronologique.
Sur les ordres d'encaissement et les mandats sont défendus les effacements, les grattages et les corrections. En cas de faute les titres susdits doivent être annulés, en notant sur eux le motif de l'annulation.
Les signatures approuvées sur l'original et sur les copies de l'ordre d'encaissement ou du mandat doivent correspondre à celles apposées sur les modèles déposés près de l'institut tenant la caisse.
Les ordres d'encaissement et les mandats sont transmis à l'institut tenant la caisse avec un bordereau numéroté progressivement.
Mandats éteints et relevé de compte
L'Institut tenant la caisse remettra chaque mais à la circonscription ou à l'institut scolaire ou au bureau régional de coordination pédagogique dc l'école maternelle, ou du district scolaire les mandats éteints et au moins tous les trois mais un relevé du compte courant. Cette obligation sera incluse dans la convention du service de caisse.
Ordres d' encaissement et mandats non éteints
Les ordres d'encaissement exigéables et les mandats à payer à la fin de l'exercice sont rendus à l'institution qui les a émis.
Elle les annule et émet de nouveaux titres avec l'imputation à la gestion des restes de l'exercice financier suivant.
Obligations pour les ordres d' encaissement et les mandats
Avec le même mandat et le même ordre d'encaissement ne peuvent pas être disposés, respectivement, des payements et des recouvrements intéressant plusieurs chapitres du budget ou la compétence et les restes.
Petites dépenses
Aux petites dépenses on pourvoit avec le fonds qui dans ce but est accordé en anticipation au secrétaire avec délibération du conseil de circonscription ou d'institut scolaire, du conseil de gestion des écoles maternelles ou du conseil scolaire de district.
Cette avance de caisse est disposée avec mandat imputé au chapitre spécifique inscrit au budget parmi les dépenses pour compte d'ordre et peut être rendue disponible en compte courant bancaire; les intérêts échus sont encaissés au budget du conseil de circonscription ou d'institut scolaire, du conseil de gestion des écoles maternelles et du conseil scolaire de district. Le secrétaire est personnellement responsable de la somme anticipée et des payements effectués en utilisant cette somme.
Quand la somme anticipée est prête à être épuisée le secrétaire présentera au conseil respectif les notes avec documentation des dépenses faites, qui regroupées selon les références des correspondants chapitres du budget lui seront remboursées avec des mandats émis en sa faveur. On agira pareillement pour les dépenses soutenues jusqu'au dernier jour de l'exercice. Ce jour le secrétaire devra verser à l'institut tenant la caisse le montant complet de l'anticipation reçue en imputant le versement au chapitre spécifique inscrit au budget parmi les recettes pour comptes d'ordre.
Aux comptes rendus des dépenses présentés par le secrétaire doivent être annexés:
a) la facture ou note de dépense dûment quittancée et munie du visa de régularité de la fourniture ou distribution ou exécution du travail ou en tout cas de la prestation demandée;
b) la note de débit en inventaire là où il le faut.
Le secrétaire doit tenir ]e livre visé à la lettre e) du précédent art. 5, sur lequel il notera chronologiquement, avec une brève description de l'opération, les recettes et les dépenses.
Chaque registration doit être justifiée par la relative documentation.
Responsabilité
Les originaux des ordres d'encaissement ou des mandats, accompagnés des documents justificatifs, seront conservés et rangés suivant les chapitres du budget, auprès du secrétariat de chaque institution.
La responsabilité de la gestion des fonds administratifs est imputable solidairement aux personnes qui sont autorisées à signer les actes comptables inhérent à l'administration.
Chapitre V
LIVRES COMPTABLES
Livres comptables
Les livres comptables obligatoires sont :
a) le livre de caisse;
b) le livre des recettes;
c) le livre des dépenses.
Sur le livre de caisse on transcrit tous les mandats et les ordres de payement distinctement par compétence et restes le jour où ils sont émis.
Le secrétaire est obligé de pourvoir au moins tous les six mois à la clôture du livre de caisse et à la vérification matérielle des fonds.
Dans les livres des recettes et des dépenses on ouvrira autant de comptes que de chapitres du budget et on y notera les opérations de vérification ou d'engagement et celles d'encaissement ou de payement.
Corrections des livres comptables
Dans les livres comptables sont défendus le biffages et les grattages. Les corrections doivent être faites avec l'encre rouge et les paroles et les chiffres erronés doivent rester visibles sous la rayure en rouge et validés par la signature du secrétaire.
Mouvements de magasin
Tous les mouvements de magasin doivent être régulièrement relevés avec des systèmes comptables prévus qui ont leur confrontation dans les mouvements de chaque atelier ou laboratoire et dans la comptabilité des institutions.
Chapitre V
COMPTE LETTERAL DE CLOTURE
Compte général de clôture
Le compte général de clôture comprend le compte financier et celui du patrimoine.
Lui sont annexé :
a) la liste des restes à recouvrer et à payer de l'exercice et celui des exercices précédents, avec l'indication du chapitre d'imputation, du nom du débiteur et du créancier, de la caisse du crédit ou du débit et de leur montant;
b) la gestion des fonds de compétence de l'exercice auquel se réfère le compte, avec la récapitulation y relative par titres;
c) la récapitulation du compte caisse qui démontre: le fonds existant au début de l'exercice; les sommes encaissées et celles payées aussi bien en compte compétence qu'en compte restes; le fonds demeurant à la clôture de l'exercice;
d) le compte-rendu général du mouvement patrimonial avec l'indication de la situation au début de l'exercice, les augmentations et les réductions qui ont eu lieu et la situation à la clôture.
Pour les restes des années précédentes seront indiqués les motifs pour lesquels ils ont été maintenus au budget.
Devoirs
Pour le mois de février de chaque année la junte exécutive visée aux art. 5 et 8 prépare le compte général de clôture de l'exercice précédent et le présente, accompagné d'un rapport explicatif, aux conseils respectifs.
Pour le 15 mars suivant le conseil délibère le compte général de clôture, qui doit être envoyé, avec le rapport de la junte et avec deux copies dc la délibération de ce conseil, au Surintendant aux études, pas après le 31 mars.
Chapitre
VII SURVEILLANCE
Surveillance
Sont soumises à l'approbation du Surintendant aux études les délibérations du Conseil de circonscription ou d'institut,: du conseil de gestion des écoles maternelles et du conseil scolaire de district concernant le budget, les modifications du budget et les prélèvements du fonds de réserve et du boni d'administration.
Est sujette à l'autorisation préventive du Surintendant aux études l'attribution du service de caisse visé à l'art. 39.
Dans les cas visés aux précédents alinéas les délibérations deviennent exécutives 'après avoir obtenu l'approbation et l'autorisation du Surintendant aux études.
La Junte régionale approuve les comptes généraux de clôture des institutions visés au premier alinéa, aux termes de 1:art. 15 de la loi régionale n° 47 du 5 novembre 1976 et de l'art. 9 de la loi régionale n° 55 du 8 aout 1977.
L'Assesseur régional à l'instruction publique autorise les membres de la? commission, visée? aux alinéas trois et quatre de l'art. 15 de la loi régionale n° 47 du 5 novembre 1976 et au second alinéa de l'art.9 de la loi régionale n° 55 du 8 août 1977, à effectuer des contrôles auprès des circonscriptions, des instituts scolaires, le bureau régional de coordination pédagogique de l'école maternelle et des districts scolaires. Autorise, en outre, l'acceptation d'éventuels legs et donations, la radiation des crédits reconnus absolument inexigibles, l'élimination des inventaires et l'éventuelle vente des objets meubles devenus inutilisables et qu'il ne faut pas conserver absolument et aussi l'aliénation des titres.